Seguro que has oído hablar de Smart Working. Desde hace un par de años, se ha convertido en la nueva metodología de moda.
La razón es simple. El Smart Working permite mejorar el rendimiento pero también aumentar la satisfacción del empleado y retener el talento.
Tras la pandemia de la COVID-19, muchas empresas han tenido que optar por el teletrabajo. El Smart Working es un paso más en el mismo, consiguiendo unos resultados aún mejores siempre que se den unas condiciones básicas.
De hecho, es una fórmula muy eficaz en la prevención del coronavirus en empresas.
Porque, por mucho que nos encante el Smart Working, no todas las empresas son capaces de adaptarse a él. Ni es la opción idónea para todos los trabajadores.
Saber qué es el Smart Working, qué problemas y ventajas tiene es el primer paso para saber si debemos apostar por él. Esta fórmula de trabajo inteligente requiere de inversión en un primer momento, pero también supone grandes ahorros a medio plazo para la compañía.
¿Qué es el Smart Working?
El Smart Working es la unión del teletrabajo con las nuevas tecnologías. Implica ofrecerle al trabajador todo lo que necesita a nivel técnico para que pueda realizar su trabajo como quiera, cuando quiera y donde quiera.
Es decir, en el Smart Working, el trabajador no tiene que acudir a la oficina, sino que puede trabajar desde casa, en una cafetería, en un aeropuerto, en un tren, etc… Además, tampoco tiene un horario definido sino que la flexibilidad horaria es total.
Esto no quiere decir que el trabajador pueda decidir, por ejemplo, si trabaja de 8 a 17 o de 9 a 18h, sino que también decidirá las horas que dedica cada día. En esta metodología de trabajo, se miden los resultados y el cumplir unos determinados objetivos, no el tiempo que se tarde o no en conseguirlos.
Por ello, si un trabajador es capaz de ofrecer en menos tiempo lo que la empresa espera de él, con este método podrá disfrutar de ese tiempo libre extra que ha ganado con su esfuerzo. Se busca, de esta manera, terminar con el presentismo, tan habitual en las oficinas de España.
La empresa debe ofrecer todas las herramientas para el teletrabajo necesaria y el trabajador debe contar con todo lo que necesita para llevar a cabo su labor.
Para que esta metodología funcione, debe haber una comunicación fluida entre empleados, equipos y superiores y, sobre todo, todo el mundo debe tener muy claro cuál es su función en la empresa. Si esto se logra, los resultados pueden ser espectaculares.
Problemas del Smart Working
Pero, ¿qué problemas tiene el Smart Working? ¿Cuáles son sus principales inconvenientes?
Lo primero que tenemos que adelantar es que no es válido para todos los puestos de trabajo. Como ya se vio durante la pandemia, hay un importante número de trabajos que requieren de presencialidad. En estos casos, podríamos optar por otros beneficios como el salario emocional o la retribución flexible pero no por esta metodología.
Igualmente, también puede suponer una peor comunicación. Tener horarios flexibles dentro de un mismo equipo de trabajo puede hacer difícil resolver dudas que se podrían solventar de manera inmediata en un equipo presencial.
Igualmente, hace más difícil establecer mejoras en la empresa con iniciativas como los círculos de calidad.
Al no verse de manera habitual con el resto de compañeros de trabajo, también hace más complicado la creación de lazos duraderos y la construcción de equipos. Por muy buena conexión a internet y muchas videoconferencias que se hagan, el trabajo inteligente no puede competir con los lazos que se forman al tomarse algo después del trabajo o, simplemente, en la pausa del café o la comida.
El aislamiento es, por tanto, uno de los principales problemas. Especialmente si el empleado no cuenta con cargas familiares.
Por otra parte, las distracciones también pueden jugar una mala pasada. No todo el mundo es capaz de tener la disciplina necesaria para trabajar hasta cumplir los objetivos, sabiendo que no importan sus horarios y que puede dejar de trabajar en cualquier momento.
Estar trabajando en casa, especialmente si tenemos niños pequeños, puede ser más complicado, dificultando la concentración frente a estar en una oficina.
Por último, también hay que mencionar la necesidad de la tecnología. Para que el Smart Working funcione la empresa debe estar digitalizada. De lo contrario, ni siquiera se podrá comenzar a implementarlo.
Ventajas del Smart Working
Puede parecer que hay muchos inconvenientes, pero si pensamos en las ventajas rápidamente nos damos cuenta que son más numerosas.
Confianza en el trabajador
El trabajo inteligente supone una mayor confianza en el trabajador. Que el empleado perciba que en su empresa se confía lo suficiente en él como por apostar por esta metodología, hará más positiva su visión de la misma.
Se trata también de una medida de endomarketing que mejora el employer branding laboral. La mayor parte de los trabajadores quieren trabajar en una empresa que ofrezca esta posibilidad.
Deslocalización del talento
Una ventaja fundamental es la deslocalización del talento. El trabajador puede trabajar desde cualquier parte. Esto quiere decir, por ejemplo, que puede dejar la gran ciudad para ir a vivir al campo o a su población natal y ganar en población de vida.
Pero, además, también permite apostar por talento que se encuentre en otros lugares. De repente, la cercanía a la ubicación de la oficina deja de ser importante. Ahora, lo relevante son las aptitudes que tenga dicho potencial empleado.
Podemos trabajar con equipos con miembros situados en diferentes países. Esto dará también una perspectiva más amplia, multicultural de los problemas y soluciones, sin que necesitemos ser una gran empresa.
Ahorro de costes
El ahorro de costes es el principal beneficio del Smart Working. No hay pagar dietas por desplazamiento, te ahorras electricidad, agua o material de oficina. Incluso las propias oficinas podrán ahora ser más pequeñas y se puede ahorrar en la compra o el alquiler de la misma.
Ya lo hemos hablado en las ventajas y desventajas del teletrabajo, apostar por esta metodología es mucho más económico para la empresa. Sumándole a una mayor productividad, es un win win en toda regla.
Respeto al medio ambiente
Relacionado con la anterior está el respeto al medio ambiente. El menor gasto supone una menor contaminación, que también se ve favorecida por reducir los desplazamientos hasta la oficina.
Emitir menos CO2 para el funcionamiento de la compañía permite una mayor sostenibilidad y se encuadra dentro de la responsabilidad social corporativa de la empresa. Este nuevo método de trabajo inteligente permite afianzar la apuesta de la empresa por formas menos perjudiciales de producción de valor.
Mayor conciliación
Es la mayor ventaja para los trabajadores. El Smart Working permite una mayor conciliación de la vida laboral con la vida personal. Cada persona puede establecerse sus horarios como quiera, consiguiendo trabajar en sus horas de máxima productividad.
Así no será ningún problema tener que llevar a los hijos al colegio, ir a la farmacia o al médico en un momento dado o hacer cualquier gestión. No solo no será un problema sino que tampoco afectará a su trabajo.
Cada persona podrá adaptarse, con algunas limitaciones como reuniones con otros miembros del equipo, y trabajará mucho más a gusto. Pocas cosas gustan más a un trabajador que saber que cualquier inconveniente de la vida cotidiana no va a ser un problema.
Evaluación del desempeño más objetiva
Por último, esta opción también ayuda a la evaluación del desempeño de los trabajadores. Al tener unos objetivos y unos indicadores objetivos que cumplir, será fácil saber si el empleado está cumpliendo lo que se espera de él.
Evita el sesgo personal tan habitual en muchas de estas evaluaciones. No importa lo bien o mal que te caiga el trabajador, sino cuál ha sido su rendimiento.
¿Cómo implementarlo en la empresa?
Si te estás planteando implementar el Smart Working en tu empresa, estos son los pasos que tienes que dar.
Hablamos de una las tendencias en Recursos Humanos para 2021 más importantes y va a requerir algo de inversión.
Lo primero es comprobar si los puestos de trabajo son compatibles. Habrá que hacer una lista para ver aquellos que lo son y aquellos que no. En caso de que no lo sean todos, también habrá que decidir si nos parece apropiado ofrecer esta oportunidad a solo una parte de la empresa.
A la parte que, por la naturaleza de su puesto, no pueda optar por esta metodología, habrá que compensarles con otros beneficios para empleados. Es importante que todos sientan que son valorados en la misma medida.
El departamento de Recursos Humanos, gracias a su mapa de experiencia de empleado, debe saber también si los trabajadores están interesados o no en poder teletrabajar. También si confiamos en ellos para ofrecerles esta oportunidad.
Una vez que sepamos los puestos y los empleados que podrían optar al Smart Working hay que pasar a la empresa.
¿Nuestro sistema CRM o ERP está digitalizado? ¿Se puede trabajar desde la nube? ¿Qué equipo habría que comprar y qué inversión supondría para la empresa?
Por último habría que definir las formas de comunicación con los equipos. Cómo serán las reuniones online, quién debe estar presente en cada caso y cómo se van a medir la consecución de objetivos.
A la hora de realizar la implantación es ideal poner algún periodo de prueba. Así se podrá comprobar si el Smart Working está funcionando o no. En caso de que no lo haga, con medidores objetivos, siempre se podrá volver atrás.
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