Tener claras las funciones del departamento de compras es imprescindible si queremos que funcione lo mejor posible. Una de las cosas qué hacer cuando una empresa tiene pérdidas, es profundizar en el funcionamiento de este departamento y ver si todo funciona como debería.
De esta manera, será mucho más fácil lograr mejores resultados y conseguir un ahorro en compras. Con un poco de atención a cada punto, veremos cuál es la situación en la que nos encontramos. Si el departamento tiene claras todas sus funciones y sí las están optimizando.
Si el departamento de recursos humanos es el corazón de una empresa, el departamento de compras es su cerebro. Ambos son imprescindibles para que la empresa funcione y de su correcto funcionamiento depende todo el organismo empresarial.
A continuación hemos desarrollado las 10 funciones del departamento de compras primordiales.
1. Planificación con proveedores
La planificación con proveedores es imprescindible para el buen funcionamiento de la empresa. El departamento de compras es el encargado de tener siempre en mente cuáles van a ser las necesidades de la compañía de materiales o servicios.
Igualmente, tendrán que acordar con los proveedores los plazos de entrega y las respuestas en fechas especiales. Por ejemplo, algunas empresas tienen picos de actividad en determinados momentos del año y el departamento de compras tiene que asegurarse que su proveedor podrá proporcionarle el stock necesario en dichas fechas.
Toda la planificación que se realice debe estar reflejadas en los contratos. Otra opción es hacerlo a través de una central de compras y servicios.
En este caso, la panificación se hará con la central de compras y, a su vez, esta se encargará de la gestión con los proveedores.
2. Control de inventario
El control de stock o inventario puede llegar a ser crucial a la hora de evitar crisis. Por ello, el departamento de compras debe saber en todo momento que hay en la empresa y que no. Que falta y que sobra.
De hecho, la venta de excedentes es uno de los trucos de control de gasto en una PYME que podemos seguir. Solo con el control de inventario podremos saber qué excedentes tenemos.
También ayuda a comprar solo lo que se necesita. Aunque los excedentes se puedan vender, generalmente se consiguen vender por un precio inferior al que se compró. Por ello, lo más recomendable siempre es ajustar las compras a las necesidades reales que tenga la empresa.
En este sentido, los software de compras pueden ser unos aliados fundamentales para llevar al día el control de inventario sin que suponga un esfuerzo muy elevado.
3. Evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores permite saber si contamos con los mejores proveedores posibles. Esta es otra de las funciones del departamento de compras que más útiles pueden ser a medio o largo plazo.
Se trata de sistematizar un método que de manera objetiva puntúe a los proveedores que trabajen con la empresa. Este mismo método también se puede utilizar con proveedores potenciales que aún no hemos utilizado.
De esta manera, sabremos si tenemos la mejor opción o hay margen de mejora. No solo se trata de una puntuación por precio o criterios cuantitativos sino también cualitativos como la calidad del producto, el cumplimiento de los plazos acordados, la posibilidad de responder ante posibles imprevistos, etc…
En caso de trabajar con una central de compras, será la central de compras la que se encargue de este proceso.
4. Contabilidad
La contabilidad es uno de los aspectos más cansados, pero también más importantes de las funciones del departamento de compras.
Corresponde al departamento tener las cuentas claras en todo momento, ocupándose en las PYMEs de menor tamaño de toda la gestión contable. Esto es así porque en las empresas más pequeñas el departamento de compras, ventas y contabilidad suele estar unificado.
En las más grandes, simplemente deben estar alineadas con el departamento de contabilidad, aportando toda la información necesaria y teniendo claro los gastos provenientes de compras. Tras los recursos humanos, las compras suele ser la mayor partida de gasto de una empresa, con lo que tener las cuentas claras no solo es una obligación legal sino que es importantísimo para que la compañía pueda funcionar a corto, medio y largo plazo.
El trabajo conjunto es, además, imprescindible para evitar problemas de liquidez.
5. Gestión comercial
Además de la contabilidad, hay que añadir todo el aspecto de gestión comercial. Estos dos apartados suelen suponer la mayor parte del tiempo de trabajo dentro del departamento.
Dentro de la gestión comercial se incluye la gestión de procesos administrativos, los contables que ya hemos mencionado, las fiscales y financieras. Por supuesto, todo este trabajo debe ir en consonancia con la dirección de la compañía y los asesores en caso de que se tegan.
6. Revisión y elaboración de los contratos
Los contratos con proveedores también requieren de una atención especial. En algunas ocasiones, el departamento de compras también se encarga de los contratos con distribuidores. Especialmente cuando estamos ante el departamento de compras y ventas.
Es recomendable no utilizar contratos modelo sino personalizarlos según las necesidades de la empresa. Los contratos modelo pueden servir como punto de partida pero lo ideal es adaptarlo.
Igualmente, hay que tener cuidado con cada punto cuando son los proveedores los que ofrecen un contrato tipo. En todo lo referente a contratos es importante estar asesorados legalmente. Todo lo que pongamos en el contrato tiene que estar acorde a la legalidad vigente, de lo contrario no tendrá ninguna validez.
Por ello, esta función es bastante importante. Afortunadamente, se trata de una acción puntual, que solo hay que hacer una vez con cada tipo de contrato. Eso sí, hay que estar pendiente de posibles novedades legislativas al respecto.
7. Cumplimiento de las políticas de compras
No solo hay que cuidar los contratos con los proveedores, sino también asegurarse de que se cumplan. De nada sirve hacer unos contratos muy exhaustivos que regulen toda la relación con los mismos si luego no tenemos en cuenta si las diferentes partes se están cumpliendo según lo indicado.
En este sentido, hay que controlar las técnicas de negociación a la hora de exigir determinados aspectos en el contrato. Es importante que toda relación contractual con un proveedor se vea como un win win y no parezca que estamos tomando ventaja.
De la misma manera, también es importante ser duros cuando toque serlo. Las políticas del contrato están para cumplirlas y se deben exigir cuando no se cumplan. Por esa razón se firmaron en primer lugar.
Si contamos con una central de compras, lo mismo ocurrirá con los contratos con la central de compras. En este caso, el contrato suele ser el mismo para todas las empresas asociadas y no tendremos la oportunidad de personalizarlos de forma general.
8. Definición de procedimientos
Para que un optimizar un departamento de compras es necesario que sus procesos estén definidos. Todo el departamento debe trabajar en conjunto para que sus procedimientos estén sistematizados.
De esta manera, no habrá lugar a confusiones o formas diferentes de hacer las cosas. Si todo el mundo tiene en cuenta cómo hay que hacer las cosas, se conseguiría una mayor rapidez y un mejor rendimiento. Aquí ayuda tener clara también cuál es la cadena de mando de administración de la empresa.
La sistematización de los procesos recurrentes en el departamento permitirá también la apuesta por la automatización. Si contamos con el software adecuado, esto permitirá hacer mucho más rápido el trabajo del departamento y tener más tiempo para buscar nuevos proveedores o trabajar en el último punto.
9. Retroalimentación con otros departamentos
La comunicación es fundamental en cualquier departamento de una empresa. En el departamento de compras, al ser el cerebro de la misma, es aún más importante.
Cada departamento debe tener una comunicación fluida con el mismo, teniendo en cuenta cuáles son los recursos de los que dispone y las necesidades materiales que requiere.
Igualmente, el departamento de compras debe estar en contacto continuo con la dirección de la empresa y el departamento financiero.
Tener reuniones periódicas con estos departamentos es una manera de mantener fluida la relación y las necesidades de información que haya en cada momento. No es necesario que sean largos encuentros, basta con programar reuniones online periódicas en el que se den los datos más importantes y cada departamento tenga toda la información que necesite.
10. Atención a novedades, cambios e innovación
Por último, tampoco nos podemos olvidar de la parte de innovación. El departamento de compras debe estar al día de lo que sucede en el mercado con los materiales o servicios de los que provee a la empresa.
Puede que haya un nuevo material más económico y funcional o, simplemente, que aparezca un nuevo proveedor de telefonía o energía al que tener en cuenta. Las compras deben tener siempre un ojo en el mercado. Gracias a ello, podrá mantenerse la ventaja competitiva del servicio o producto de la organización.
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