La central de compras y servicios es el mayor aliado de la PYME en el ahorro de costes.

También conocida por sus siglas CCS, se trata de una empresa externa que realiza compras conjuntas para otras empresas asociadas para así poder lograr mejores condiciones de los proveedores.

En algunos casos, la central de compras está centrada en un único sector, como puede ser el sanitario, uno de los más habituales.

En otros casos, con consultoras como Smart Buys, se generan mejores condiciones de compra para cualquier sector, tanto en los suministros generales que necesita cualquier compañía (papel higiénico, material de oficina, electricidad, seguros, etc…) como en los más específicos de un sector determinado.

Hay que decir que tanto en los casos en los que la CSS trabaja de forma general como en la que trabaja por sectores la confidencialidad está asegurada.

Más información: La información confidencial en las empresas

Es decir, aunque tu competencia esté en la misma central, ninguno de los dos podréis conseguir datos de su negocio.

De esta forma se consigue una mayor confianza y se evitan potenciales problemas de espionaje industrial.

Las centrales de este tipo se habían centrado históricamente en grandes y medianas compañías que realizaban una inversión notable. Sin embargo, en los últimos años la situación está cambiando.

En la actualidad son las empresas más pequeñas las que están entendiendo que una central de compras y servicios no es un servicio fuera de su alcance.

Al contrario, es un aliado imprescindible para funcionar con unos costes más bajos.

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hombre en tienda

Diferencias entre central de compras y central de servicios

Puede que hayamos visto alguna vez como elementos diferentes una central de compras y una central de servicios. Sin embargo, hay que señalar que en la mayor parte de las veces funcionan de forma conjunta.

Es decir, existen empresas que trabajan únicamente en compras físicas, es decir material y también podemos encontrar centrales que se dediquen a aspectos únicamente relacionados con servicios como consultoría, seguros, contratos de telefonía, prevención de riesgos laborales, etc…

Las primeras son más comunes en sectores específicos mientras que las centrales de servicios suelen ofrecer servicios más generales.

Aun así, lo más común es que las CCS operen de forma integral en todos los aspectos donde se pueda ahorrar. De esta forma el empresario o el departamento correspondiente gana también tiempo de gestión.

No tendrá que hablar con diferentes interlocutores según lo que necesite, sino que en una única reunión o llamada podrá tratar todos los aspectos relacionados con servicios y suministros.

Teniendo en cuenta que en una PYME el tiempo es oro, esto supone una gran ventaja.

En algún caso concreto de material técnico muy específico puede que interese contar con una central de compras separada que esté especializada en dicho sector.

En la mayoría, por el contrario, es mucho más recomendable evitarlas y utilizar una CCS conjunta.

Funciones de la central de compras y de servicios

Las funciones de cualquier CCS están completamente delimitadas en el contrato que se realiza a la hora de formar parte de ella.

En la mayor parte de los casos, el cliente se compromete a realizar todas sus adquisiciones a través de la misma, al menos en los productos y servicios que ofrece.

La central de compras y servicios también se adapta a las propias necesidades del cliente en caso de que requiera algún tipo de producto o mercancía que hasta entonces no adquiría.

Las centrales de compras pueden cobrar una cuota determinada a la empresa, según su funcionamiento.

En algunos casos, especialmente con grandes contratos, no se cobra nada, sino que los beneficios los obtienen de una pequeña cuantía dentro de los márgenes de ahorro con los proveedores.

En cualquier caso, la forma de pago y el ahorro que se va a conseguir debe estar claro desde un primer momento, de manera que la PYME pueda comprobar si el coste le merece realmente la pena.

Una CCS es una empresa completamente independiente, tanto de sus clientes como de los proveedores. Por eso puede utilizar la fuerza de negociación de los pedidos para conseguir mejores condiciones.

Si otro proveedor ofrece condiciones más ventajosas nada le atará al actual y, en definitiva, la empresa cliente tendrá unos precios más bajos.

Dentro de este trabajo independiente, la única función de la central de compras y servicios es garantizar precios más bajos a sus clientes y ahorrarles el tiempo de gestión y negociación con las diferentes empresas proveedoras.

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Ventajas de contratar una CCS

Contratar una central de compras y servicios nos permite alcanzar dos ventajas principales:

Ahorro de costes generales

Llevamos diciéndolo a lo largo de todo el artículo. La función principal de la central de compras es también su ventaja más importante: ahorrar dinero.

La compañía cliente de una CCS conseguirá ahorros que suelen oscilar entre el 10 y el 20% según los campos, pudiendo llegar incluso al 25%.

Todo dependerá del volumen de compras que la compañía tenga actualmente y las condiciones de las mismas, así como del producto o servicio en concreto.

Un ahorro medio del 15%, incluyendo incluso la cuota de la central en caso de que exista, puede suponer una mejora competitiva muy importante.

Teniendo en cuenta que solo el 10% de las nuevas empresas llega a los tres años, esa reducción de los gastos puede suponer la diferencia entre sobrevivir o echar el cierre.

Igualmente, no podemos olvidar que este ahorro también se traslada a los proveedores.

Al gestionar mayores cantidades garantizadas en un periodo determinado de tiempo, pueden permitirse también una mejor previsión de gastos y materiales, razón por la que ofrecen mejores condiciones a las CCS.

Por último, en este punto también hay que destacar que, como en cualquier externalización, supone un ahorro en estructura empresarial.

El departamento de compras, si lo hay, no tendrá que ser tan grande sino que bastará con una única persona que gestione los pedidos a la central de compras y posibles incidencias.

Reducción del tiempo de gestión

Otro aspecto imprescindible en la supervivencia de una empresa es el tiempo. Una compañía vive de dar un producto o servicio que debe ser competitivo y adaptarse a las necesidades de un mercado cambiante.

Cuando una PYME opta por una central de compras y servicios, no solo está ganando dinero al bajar los costes sino que también -y esto en muchas ocasiones es aún más importante- está logrando tiempo adicional que dedicar a lo que realmente marca la diferencia.

Otras fórmulas: 5 métodos para reducir el tiempo de gestión

Tener un seguro económico o un buen precio para conseguir material de oficina es importante para sobrevivir pero no requiere que el equipo tome decisiones estratégicas.

Este tipo de decisiones son las que hacen que se pueda competir en el mercado y tomarlas requieren tiempo.

Cualquier emprendedor sabe que las obligaciones burocráticas o administrativas quitan gran parte del tiempo efectivo de trabajo. Sin embargo, con una CCS este tiempo se reduce de forma muy significativa.

De pronto, es posible agrupar todas las necesidades de material y servicios en una única gestión con la tranquilidad adicional de saber que son profesionales con dilatada experiencia los que se van a encargar de conseguir las mejores opciones del mercado.

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Inconvenientes de disponer de una central de compras

Queremos ser objetivos y por ello vamos a hablar también de los posibles inconvenientes que puede tener aliarnos con una de estas centrales.

Contratos a largo plazo

El primero de estos pequeños problemas o inconvenientes tiene que ver con la principal garantía que nos ofrecen las centrales de compras y servicios.

Para poder ofrecer el mismo necesitan pedir a los proveedores unas cantidades determinadas durante un tiempo concreto y esto hace que salir de una de ellas no pueda ser inmediato o sin penalizaciones.

Como con cualquier otro contrato, el contrato con una CCS se puede romper. Sin embargo, tendremos una cláusula con lo que tendremos que sufrir algún tipo de penalización.

Esto es normal ya que de lo contrario el resto de clientes se verían afectados y la central no podría ofrecer las condiciones que la diferencian.

Este inconveniente es también una ventaja para los que deciden quedarse.

Aún así, también es importante destacar que el coste de salir de una central de compras y servicios siempre será menor que el de sustituir al propio departamento de compras si no está haciendo su trabajo correctamente, teniendo que asumir despidos, indemnizaciones u otros gastos ocultos.

Un servicio de calidad cuesta dinero

Nada es gratis. Por ello, si somos una PYME es probable que tengamos que pagar algún tipo de cuota para acceder a una central de este tipo.

Aun en el caso de que no nos cobren por el servicio, eso querrá decir que están cogiendo sus honorarios de la rebaja conseguida a los proveedores por lo que, a efectos prácticos, es lo mismo que si estuviéramos pagándoles directamente.

De nuevo, se trata de un inconveniente con parte positiva.

La razón es que aunque suponga un nuevo gasto para la empresa, es más bien una inversión ya que nos permitirá ahorrar de forma mensual un porcentaje muy superior a lo que nos cueste el servicio.

Aun así, siempre hay que asegurarse, por lo que nosotros siempre que recomendamos comenzar con una auditoría de compras y así saber en dónde y cuánto podemos ahorrar.

De esta manera, tendremos claro sí nos interesa o no contratar a una central de compras y servicios.

En Smart Buys ofrecemos consultoría de compras para que sepas de antemano cuánto puedes ahorrar.

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