Seguro que más de una vez has escuchado el término evaluación de proveedores. Se trata de una medida cada vez más común en las empresas que quieren optimizar sus gastos.
Clasificar el funcionamiento de cada proveedor con el que hayamos trabajado nos ayudará a tener criterios objetivos sobre los que tomar decisiones.
Si los proveedores dan un mal servicio o fallan al facilitar los suministros, afectará gravemente a la empresa. Sin formar parte de la misma, los proveedores son una pata tan fundamental como los propios empleados.
Por ello, la evaluación de proveedores busca dar herramientas a PYMES y grandes empresas para evitar errores, tanto leves como fatales.
¿Qué es la evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores es un análisis respecto a determinados parámetros objetivos que realiza una empresa para clasificar a los mismos en función de su rendimiento.
Con la creación de documentos de análisis se pueden ir valorando diferentes aspectos como los precios que ofrece el proveedor, la calidad del suministro, el respeto a los plazos de entrega o su nivel de servicio.
En el documento se pondera cada aspecto a considerar según su importancia y nos permite tener una puntuación gracias a la cual se puede tomar decisiones.
Las compras son uno de los aspectos más estratégicos en cualquier compañía y la evaluación de proveedores permite tener una medición objetiva de la situación actual.
El proceso de evaluación de proveedores
Para hacer la evaluación hay que seguir un proceso formado por cuatro partes, en el que la evaluación en sí misma es solo una pequeña parte del mismo.
El primer paso del proceso es la búsqueda de proveedores. Para encontrarlos hay diferentes fórmulas que podemos seguir.
La más habitual son las recomendaciones de colegas o conocidos, aunque también podemos utilizar otros sistemas como la búsqueda directa en internet o en las páginas amarillas.
Echar un ojo a los proveedores utilizados por la competencia también nos va a ayudar a tener en cuenta otras opciones. De esta forma nos aseguramos, al menos, tener la misma calidad que la de nuestros competidores directos.
Por último, también existe la opción de acudir a ferias o congresos del sector, donde poder conocer directamente a proveedores de todo tipo.
Una vez que hemos encontrado posibles proveedores llega el momento de seleccionar los criterios o los parámetros con los que realizaremos la evaluación. Este punto lo desarrollaremos en el apartado de cómo hacer la evaluación.
Tras establecer esos criterios que deben ser medibles de forma objetiva, llega el momento de aplicarlos a los distintos proveedores con los que trabajemos o queramos trabajar.
Por último, llega el momento de la selección de proveedores, con aquellos que hayan sacado una mayor puntuación.
Es importante tener varios proveedores disponibles ya que el mercado cambia rápidamente y hay que saber adaptarse.
Si, por ejemplo, un proveedor no puede hacerse cargo de un aumento en la demanda, tendremos otras opciones en el cajón.
Por último, es importante dar feedback a los proveedores seleccionados y no seleccionados. Si saben los motivos por los que estamos contratando a otros, sabrán cómo mejorar y puede que en un futuro la evaluación sea favorable.
En resumen, el proceso sería el siguiente:
1. Buscar proveedores
2. Establecer criteros de clasificación
3. Hacer la evaluación según esos criterios
4. Seleccionar proveedores
5. Dar feedback
Beneficios de la evaluación de los proveedores
La evaluación de proveedores tiene grandes ventajas y beneficios.
Quizá el más conocido sea el de reducir costos. Con una buena evaluación se puede reducir el stock de seguridad, minimizar las pérdidas, roturas de stock, etc… También permite encontrar las opciones más económicas en nuestro margen de calidad.
Por otra parte, también permite tener la certeza de que los proveedores estén preparados para garantizar las entregas que necesitemos. Y tener otros proveedores en la lista en caso de que no sea así o haya otras necesidades inesperadas.
También hay que mencionar la importancia de mantener una base de proveedores calificados por este mismo motivo. Estaremos preparados ante incidencias y podremos respaldar decisiones las decisiones tomadas en el departamento de compras.
Gracias a estas políticas estaremos más cerca del objetivo final que no es otro que la fidelización de clientes al ofrecer una buena calidad de forma permanente, independientemente de imprevistos.
En definitiva, estamos evitando que se produzca un deterioro de la marca por fallos evitables por parte de los proveedores.
Si los proveedores funcionan, podemos quitar de la lista una de las preocupaciones más comunes para cualquier empresario, especialmente en las pequeñas y medianas empresas, donde el margen de maniobra es mucho más reducido.
Lo más sencillo es hacerlo con una consultora pequeña de compras como Smart Buys, ya que ofrecen un mejor servicio al cliente de una manera mucho más cercana.
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¿Cómo hacer una evaluación de proveedores?
Hay diferentes modelos de evaluación de proveedores. Elegir el adecuado dependerá en gran medida del tamaño y servicio o producto que ofrezca nuestra empresa.
Al final, por cada empresa hay un modelo exacto que se adapta al 100% a sus particularidades.
Aún así, vamos a explicar los puntos más importantes para que puedas crear tu propio modelo de evaluación de proveedores.
Igualmente, tenemos que señalar que hacer una ponderación de los criterios a evaluar es imprescindible. No todos los elementos son igual de importantes y es nuestra responsabilidad valorarlos correctamente.
Estos son los elementos a tener en cuenta para hacer una evaluación de proveedores:
Precios
Es el medidor más obvio y el que tienen en cuenta la mayor parte de las empresas. Sin embargo, nos sirve de ejemplo claro para ver por qué una evaluación de proveedores es tan importante:
Si un proveedor es barato pero nos ofrece mercancía defectuosa o de mala calidad, no cumple los plazos o nos supone cualquier otro problema, puede terminar siendo mucho más caro.
Atender reclamaciones, reparar roturas, etc… el precio no puede ser nunca el único indicador que tener en cuenta.
Para que el precio de un proveedor sea realmente bueno tiene que ofrecer un buen servicio y eso lo veremos al terminar la evaluación.
Calidad
Otro punto muy importante a tener en cuenta. La medición de la calidad debe ir siempre en consonancia con nuestro servicio o producto.
Por poner un ejemplo, las necesidades en calidad son muy diferentes en un hotel de lujo o en una boutique de moda sostenible y ecológica que en una pensión o una tienda de moda low cost.
Por eso, la calidad también tiene que ir en relación con el precio. Nadie espera sábanas de seda en un hotel de 1 estrella, pero sí que no estén ásperas.
Por eso mencionamos previamente la importancia de ponderar correctamente cada aspecto. Así, la opción con una mejor relación calidad precio ocupará la mejor solución.
Plazos
Si tienes un proveedor que te ofrece una relación calidad precio excelente pero no entrega a tiempo los pedidos, ese proveedor no te sirve.
No solo tenemos que buscar proveedores que cumplan los plazos que nos marcan sino que igualmente importante es que esos plazos sean los que nos vengan bien en relación con nuestra propia producción.
Para ello, el departamento de compras debe haber establecido de antemano el calendario idóneo para su funcionamiento.
Este punto, a diferencia de los anteriores, solo se puede evaluar en aquellos proveedores que hayamos utilizado previamente.
Aunque muchos proveedores pueden decirte que pueden cumplir un plazo sin problema, puede que posteriormente tengan retrasos. De hecho, los retrasos son uno de los problemas más habituales de las PYMES con los proveedores.
Servicio
El nivel de servicio también es otro aspecto que hay que evaluar correctamente. En este apartado se incluye el trato que recibamos del proveedor, cómo responden a errores y problemas, etc…
Por ejemplo, el ratio de error hay que contemplarlo o la respuesta que nos dan cuándo estos errores ocurren.
La gestión de devoluciones, la facilidad de comunicación entre departamentos o el mismo proceso para realizar los pedidos puede inclinar la balanza entre una u otra opción.
En este apartado cumple un papel bastante importante que no nos haga perder tiempo. En una empresa el tiempo es oro y de los proveedores queremos que nos solucionen problemas, no que no los provoquen.
Prestigio
Por otra parte, el prestigio también es un factor que hay que considerar según nuestra actividad económica.
Como este aspecto es más complicado, vamos a poner algunos ejemplos para entenderlo.
Por ejemplo, supermercados como Mercadona utilizan marcas blancas fabricadas por empresas de prestigio como Casa Tarradellas para sus productos Hacendado. Esto ayuda a que el consumidor le de un mayor valor a su marca.
En ordenadores o móviles también pasa si utiliza un determinado sistema operativo, una tarjeta gráfica en concreto o un motor determinado en un vehículo.
Si tenemos una academia de idiomas, un profesor nativo será mejor valorado y si tenemos una agencia de viajes, poner a un influencer, a un noble o a alguien famoso como host en algún tour también nos va ayudar a que nos contraten más.
En muchos de los casos anteriores, usar ese elemento o esa persona en lugar de otro u otra que no cumpla esas características no indica una mayor calidad del servicio o producto por sí mismo.
La diferencia es que será percibido por el cliente potencial como un producto o servicio de más valor y, por tanto, nos ayudará a cerrar ventas. Por tanto, también habrá que valorarlo a la hora de hacer la evaluación de proveedores.
Este punto también funciona en el apartado contrario. Por ejemplo, que la ropa que vendas se confeccione en países de fuera de la UE puede hacer que un determinado grupo de clientes potenciales decida no adquirir nuestro producto y optar por producción local.
En resumen, tenemos que medir:
- Precio
- Calidad
- Plazos
- Servicio
- Prestigio
Esperamos haberte ayudado a hacer una mejor evaluación de proveedores.
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