Gestionar el ahorro de compras en una empresa es fundamental para poder salir adelante y alcanzar el éxito.
Las compras se llevan normalmente la mayor parte del presupuesto de una PYME tras el personal. Por eso, gestionarlo de manera adecuada es imprescindible para lograr mejores resultados al final de cada ejercicio.
En este artículo vamos a darte diferentes consejos gracias a los cuáles podrás optimizar el gasto, manteniendo la calidad de tu producto o servicio.
Muchas veces, cuando se habla de reducir costes, se tiende a pensar que supone despedir personal o bajar la calidad de lo que ofrecemos.
Muchas empresas no saben que comprando sabiamente, organizando los suministros y teniendo un plan de compras en condiciones pueden tener un ahorro aún mejor sin poner en peligro la supervivencia de la compañía.
Otros consejos: Cómo reducir los costos en compras de tu negocio
A continuación, desarrollamos los puntos que cualquier PYME que quiera ahorrar en sus compras debe tener en cuenta.
Hacer un plan de compras
La planificación de las necesidades, la coordinación de los envíos y el control del stock disponible en la compañía son los tres pilares necesarios para poder lograr un ahorro de compras sustentable.
El departamento de compras de nuestra empresa debe encargarse de realizar un plan de compras realista y que tenga en cuenta todas las necesidades de la compañía.
Si somos una empresa pequeña y no disponemos de este departamento también tenemos la opción de dejar que una central de compras y servicios se encargue.
Más información: ¿Qué es una central de compras?
Aun así, siempre debe haber una persona en nuestra empresa que sirva de coordinación con la central de compras.
En definitiva, el plan de compras debe seguir los siguientes 3 pasos:
- Planificación de los suministros necesarios
- Coordinación con los proveedores
- Control del stock
Planficación de los suministros
Es el primer paso de cualquier estrategia empresarial en compras. Hacer una correcta planificación de lo que la empresa va a necesitar va a ser clave para poder adquirir solo lo que necesitemos.
Es complicado acertar en las primeras compras, ya que las necesidades de producción pueden ir variando, pero con el paso del tiempo esta planificación debe ser cada vez más exacta.
Es mucho más recomendable comprar de menos y tener la posibilidad de ampliar compras con nuestro proveedor en caso de que sea necesario, que hacer compras más grandes y terminar con material que no vamos a poder desaprovechar.
Y no solo por un motivo de inversión necesaria y retorno, sino también para fomentar un consumo responsable y respetuoso con el medio ambiente.
Truco: vender los excedentes
Otra de las opciones más recomendables en caso de tener excedentes que no podamos usar es vender el stock no comercializado a empresas especializadas. Es una de las mejores cosas que hacer cuando una empresa tiene pérdidas.
En la actualidad hay compañías que compran los productos que no hayamos vendido para revenderlos. Aunque tendremos que venderlo por un precio inferior al que tendría de salida (por eso es mejor no tener productos de más), nos ayudará a tener menos pérdidas o incluso evitarlas si podemos vender el stock por encima de nuestro margen.
Aunque los imprevistos siempre pueden ocurrir y es imposible tener control absoluto sobre las necesidades del futuro, con una buena planificación se puede saber con bastante exactitud los suministros que vamos a necesitar para cumplir con nuestros objetivos marcados.
Coordinación con los proveedores
Ya sea nosotros o una central de compras y servicios si son los encargados, la coordinación con los proveedores se convierte en otro punto imprescindible del plan de compras.
Es importante que nuestro proveedor o proveedores puedan responder a nuestras necesidades en un tiempo de respuesta lo suficientemente corto.
Tan importante como el precio es que el servicio que nos ofrezcan sea de calidad.
De nada nos sirve contar con un proveedor que nos ofrece la materia prima que necesitamos a un precio muy bajo si luego el servicio deja que desear, llega tarde, no son capaces de hacer frente a necesidades específicas de la producción, etc…
Un proveedor debe funcionar como una pata más de la empresa.
Los proveedores tienen que estar bien coordinados con el departamento de compras, con canales de comunicación claros y continuos en todo el momento.
Igualmente, y ahí entra el punto anterior de la planificación, el departamento de compras debe respetar el trabajo del proveedor y facilitarle sus propias previsiones de material.
En caso de preveer cambios significativos en las necesidades de suministros, los proveedores también deben saberlo para que puedan reaccionar con tiempo.
Control del stock
Planificar correctamente y tener proveedores que nos respalden no sirve de nada si una vez que los suministros lleguen a nuestro almacen no los controlamos adecuadamente.
El control del stock facilitará el ahorro en compras para empresas.
Todo lo que entre y salga de los almacenes de la empresa debe ser identificado.
En este sentido, una clave para el ahorro en compras es no solo controlar el stock que va a venderse, sino también el material de uso interno.
En ese sentido, papel higiénico, material de oficina, elementos reciclables, etc…, de los que por ejemplo podemos utilizar marcas blancas para empresas para gastar menos.
El uso de estos materiales también se puede reflejar en las tendencias en oficinas que tendremos en 2020, donde la gestión de espacio favorece el uso conjunto de elementos, con el consiguiente ahorro económico.
Un correcto control de stock se retroalimenta con los otros puntos del plan de compras, consiguiendo una mejor planificación en las compras futuras.
Selección de proveedores
Más allá del plan de compras, uno de los aspectos más importantes para ahorrar en compras es realizar la selección de proveedores.
Debemos dedicarle el tiempo necesario y no quedarnos con el primero que encontremos.
Contar con la ayuda de una central de compras es una buena opción si no disponemos de recursos para hacer una búsqueda exhaustiva o si queremos dedicar nuestro tiempo a otra cosa.
Estos trucos pueden ayudarte con la selección de proveedores.
No te dejes llevar por el marketing
Consulta opiniones de otras empresas y busca en todas partes, incluyendo páginas de anuncios o las mismas Páginas Amarillas.
Puede que tu proveedor perfecto no tenga una buena página web pero eso no quiere decir que no te vaya a dar un buen servicio.
En muchas ocasiones nos dejamos llevar por el marketing y puede que, simplemente, la empresa proveedora no haya necesitado invertir en ello.
Busca fuera de España
Puedes ahorrar mucho dinero comprando fuera de España determinados productos o servicios.
Necesitarás inglés, pero si comienzas a buscar en otros paises de la Unión Europea te sorprenderás de todas las opciones disponibles.
No olvides que para tener un proveedor de este tipo deberás pedir el IVA intracomunitario en Hacienda.
Este IVA nos servirá tanto para importar como para exportar productos a otros países de la Unión.
Para declararlo habrá que usar el modelo 349 de la Agencia Tributaria.
Agrupa compras para conseguir más descuentos
Ya lo hemos mencionado en otras ocasiones. Agrupar compras y asociarse con una consultora para hacer una auditoría y poder contar con una central de compras permitirá una mayor fuerza de negociación con los proveedores y, en definitiva, mejores precios.
Lo interesante de esta opción es que permite comprar grandes cantidades, con el consiguiente descuento que podemos conseguir, manteniendo la previsión del plan de compras y sin tener que comprar de más.
Igualmente, podemos cerrar contratos por un mayor periodo de tiempo, anual en vez de mensual por ejemplo, y beneficiarnos de un mejor precio.
No solo estamos hablando de suministros físicos sino también de otros elementos como asesorías, contrato de telefonía o seguros.
La calidad por encima del precio
Otro aspecto que no se tiene en cuenta cuando se piensa en ahorrar en compras es que la calidad prima por encima del precio.
Ofrecer un producto o servicio de mala calidad o con elementos que no sean lo suficientemente buenos nos va a conllevar problemas, más devoluciones, roturas, etc…
En este caso, es verdad que lo barato puede ser claro. Para ahorrar de verdad tenemos que delimitar un mínimo de calidad que nos permita cubrir las necesidades de la empresa y de sus productos o servicios.
Dentro de ese mínimo de calidad podemos buscar proveedores en el extranjero, agrupar compras en una central, cerrar contratos para más tiempo, etc… Sin embargo, la calidad siempre debe ser lo más importante.
Otras formas de ahorrar
Cuando pensamos en ahorrar en la empresa hay que ir más allá del departamento de compras.
Controlar y cuidar la contabilidad es esencial para ahorrar aun más dinero. Hay muchos gastos que pueden desgravar y que autónomos y PYMEs no lo tienen en cuenta.
Igualmente, si la empresa ofrece retribución flexible debe tener en cuenta que muchos elementos como el seguro médico o la guardería se pueden desgravar del Impuesto de Sucesiones.
Por último, también es interesante evitar préstamos y deudas siempre que sea posible, para evitar perder dinero con los intereses.
En la actualidad existen mecanismos como el crowdfunding o los Business Angel que nos pueden ayudar a financiarnos sin poner en peligro la supervivencia de la empresa en el futuro.
