Una central de compras es una empresa que se encarga de adquirir las provisiones o servicios que necesitan otras compañías de forma centralizada.
Al pedir mayores cantidades, puede negociar con los proveedores de forma más ventajosa, consiguiendo un ahorro considerable para sus clientes.
En España, las centrales de compras son utilizadas habitualmente por las administraciones públicas para conseguir suministros más baratos, especialmente por hospitales y clínicas universitarias.
Desde hace pocos años cada vez es más común optar por esta solución también en el sector privado.
El ahorro que se puede conseguir es bastante considerable y permite a muchas empresas invertir esa cantidad conseguida en otras mejoras que les hagan conseguir una mejor competitividad.
En algunos casos, también se opta por reducir el precio del producto o servicio al cliente final, consiguiendo otra importante mejora competitiva frente a la competencia.
Te interesa: ¿Cómo reducir costes en una empresa? 15 ideas para ahorrar
Características de una central de compras
Sí, una central de compras es una empresa que al centralizar las compras de otras compañías consigue mejores precios pero, ¿qué características tienen exactamente? ¿Cuál es su funcionamiento?
Vamos a analizar más detalladamente esos aspectos que hacen que una central de compras sea una buena opción para ahorrar dinero en tu empresa.
Por supuesto, no todas las empresas pueden ahorrar en los mismos aspectos. Según sus necesidades, necesitarán un servicio determinado u otro.
Lo más recomendable es optar primero por una consultoría de compras en el que se analice en profundidad la situación de la sociedad.
Estas son las características de las centrales de compras:
Empresa externa independiente
La central de compras es siempre una empresa externa completamente independiente de sus clientes. Tiene su propio organigrama, personal, funcionamiento, etc…
Se trata de una sociedad completamente diferente que ofrece un servicio B2B.
Es importante que no pertenezca a un conglomerado si tiene clientes externos para ofrecer independencia y las mismas condiciones a cada uno por sus miembros.
La confianza en la labor de la central de compras también es importante para que pueda realizar su labor.
Igualmente ofrece independencia de los proveedores. De esta forma se puede conseguir la mejor opción del mercado, no solo elegir entre uno o dos proveedores.
Hay que tener en cuenta que ningún proveedor forma parte del accionariado ni tiene ninguna relación con la central de compras.
La central es totalmente libre para escoger la mejor opción posible.
Miembros con voluntad de cooperación
Los miembros o clientes de la central de compras deben tener en cuenta que se trata de un servicio que les beneficia a todos. Por eso, deben tener voluntad de cooperar entre ellos.
No es recomendable que una empresa entre a la misma central de compras que sus principales competidores ya que puede generar tensiones y problemas a medio y largo plazo.
Tener tu propia central de compras y servicios debe ser una forma de diferenciarse y conseguir unas mejores condiciones que la competencia.
Es importante que todos los miembros sientan que pueden sentirse beneficiados con el trabajo de la misma.
Todos los miembros deben remar en la misma dirección para que el negocio funcione. Y sin renunciar a la independencia que supone contar con un departamento de compras propio.
Recursos propios para hacer su labor
La central de compras debe contar con sus propios recursos. Es crucial que tengan sus propias instalaciones y recursos para que puedan desarrollar su labor con independencia.
También es importante que cuenten con experiencia en negociación y un número amplio de clientes.
Más información: ¿Cómo negociar con proveedores?
Cuánto más experiencia y más clientes vayan acumulando, mejores condiciones podrán conseguir de los proveedores. Especialmente en los casos en los que las empresas tengan las mismas necesidades de material o servicios.
La central de compras trabaja como mediador entre proveedores y clientes y ambos se benefician de su trabajo.
Los clientes consiguen mejores condiciones en la adquisición de sus suministros mientras que los proveedores se garantizan una cantidad superior y reducen los gastos de producción.
Procedimientos y obligaciones reglamentadas
Otra de las características fundamentales de la central de compras es que todos sus procesos están muy bien reglamentados.
Las diferentes sociedades clientes de la central tienen una serie de derechos y obligaciones, similares para todos, que deben quedar claras desde el primer momento.
Por supuesto, es necesario firmar un contrato con una vigencia determinada en la que la central de compras se encargará de realizar todas las adquisiciones de la empresa.
Como cualquier contrato, se puede romper pero en el mismo estarán establecidas las consecuencias de romper con el mismo.
En la mayor parte de las ocasiones, tendrán que pagar una penalización por no cumplir con el compromiso.
Al fin y al cabo, que uno de los clientes de la central de compras la abandone perjudica a todo el grupo de empresas asociadas que pierden parte de su influencia frente al proveedor al tener que reajustar también el contrato con el mismo.
Por eso, es tan importante para todos, proveedores, clientes y central de compras, que las obligaciones y derechos estén bien claros en el contrato.
Ventajas de una central de compras
Las ventajas de contar con una central de compras son innumerables, pero nos vamos a centrar en las más importantes.
Si tenemos que resumir porque es bueno contar con una central de compras tenemos que separar entre clientes y proveedores.
Por una parte, los clientes alcanzan una fuerza de negociación muy superior, al querer cantidades mucho mayores.
Igualmente, también consiguen ahorrar los costes que les supone tener esos suministros imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.
Por otra parte, los proveedores consiguen tener una mejor previsión de la demanda, unificando las entregas y reduciendo en los gastos de gestión.
No es lo mismo tener que perder el tiempo gestionando entregas para diez clientes que hacerlo con uno solo, que en este caso sería la gestión de compras. Todas las partes del proceso comercial salen ganando.
Mayor fuerza de negociación
La ventaja principal de contar con una central de compras es la fuerza de negociación.
Cualquier empresario sabe que conforme mayores sean los pedidos, mejores precios podemos conseguir en cualquier proveedor.
Al pedir nuestros suministros o servicios desde una central de compras podremos hacer una presión mucho mayor para conseguir las mejores condiciones de compra posible.
Ahorro de costes para empresas
Este punto es una consecuencia evidente del anterior. Pedidos más grandes y mayor fuerza de negociación logran precios mucho más económicos.
La razón fundamental por la que las empresas deciden contar con una central de compras es para ahorrar costes.
Hay que tener en cuenta que no hace falta ser una gran empresa para poder entrar en una central de compras.
Las PYMEs pueden ahorrar mucho dinero formando parte de una de éstas o con la ayuda de una consultoría de compras como Smart Buys.
Cuando tenemos una pequeña o mediana empresa, hay que cuidar todo lo que se gasta y encontrar el equilibrio entre la calidad de los suministros y el gasto que se realiza.
Ahorro en estructura empresarial
Contar con una central de compras también supone externalizar el departamento de compras.
Para una PYME es una gran ventaja porque puede que ni siquiera cuente con suficiente volumen como para tener a una persona contratada o un departamento completo, con los gastos asociados que supone.
Enlace de interés: Las 10 razones de las empresas para externalizar funciones y servicios
Con la central de compras consigue tener a los mejores profesionales en este aspecto pero por un precio infinitamente menor de lo que costaría tenerlo en plantilla. Una ventaja más a tener en cuenta.
Igualmente, en caso de querer terminar la relación con la central de compras, también será más económico que despedir y sustituir a los miembros del departamento de compras.
Mejor previsión para proveedores
Por la parte de los proveedores tener a una central de compras entre sus clientes también le supone importantes ventajas.
Quizá la más importante tenga que ver con su propia previsión de suministros y demanda.
Al contar con un cliente que pide una mayor cantidad de forma más segura (al ser más difícil de romper el contrato que si fuesen diferentes clientes individuales), le permite realizar unas previsiones de personal y material más adecuadas, estando mejor preparados para dar su servicio.
Esto también le supondrá la posibilidad de comprar en mayores cantidades al tener un mayor volumen de compra comprometido y, por tanto, conseguir mejores precios.
Menos gastos de gestión
Por último, tenemos que destacar el ahorro en gastos de gestión tanto para los clientes como para los proveedores.
No es lo mismo tener que negociar diez pequeños contratos de suministros con diez departamentos diferentes que negociar uno solo por un volumen diez superior.
Los clientes, de hecho, ni siquiera tienen que perder un solo segundo de su tiempo en ello.
Ya se encarga la central de compras que, como hemos mencionado, cuenta con independencia para tomar decisiones y conseguir el acuerdo más ventajoso para todos.
¿Qué sectores necesitan una central de compras?
Aunque en nuestro país han sido las administraciones públicas las que han comenzado a utilizar las centrales de compras y servicios, en realidad se trata de un aliado para cualquier sociedad, ya sea pequeña, mediana o incluso una gran multinacional.
Hospitales, oficinas, multinacionales con distintas tiendas, empresas que comparten un mismo espacio empresarial y pequeños negocios pueden mejorar significativamente su contabilidad si comienzan a utilizar esta opción.
Lo más recomendable es consultar con una consultoría de compras como Smart Buys para definir desde el primer momento donde hay potencialidades de ahorro.
Te interesa: ¿Centralizar o descentralizar compras en una empresa?
Consultoría de compras para identificar problemas
¿Cómo sabemos si necesitamos una central de compras? ¿Qué alternativas tenemos?
La mejor opción para identificar cuáles son nuestras necesidades con contar con una consultoría de compras.
La consultoría de compras analizará todos los gastos en servicios y suministros que llevemos a cabo e identificará nuevas oportunidades de ahorro.
Así, sabremos de antemano si realmente este servicio nos va a resultar beneficioso o si ya hemos optimizado al máximo todos nuestros procesos comerciales.
Si quieres ejemplos concretos, consulta los casos de éxito al centralizar compras de Smart Buys Consulting.
