La cadena de mando de administración de una empresa es la jerarquía por la que se toman decisiones dentro de una organización.
Lo habitual es que estén organizados basados en la unidad de mando. La unidad de mando significa que cada empleado recibe órdenes de un único superior.
Es decir, cada persona tiene asignado a un responsable directo que es el único que puede establecer las tareas y obligaciones del trabajador.
Esta relación vertical también funciona en el sentido contrario. Cuando un empleado tiene una queja o, simplemente, una sugerencia de mejora, debe comunicárselo a su superior.
Si es competencia de alguien situado más arriba, será su superior el encargado de comunicarlo a su propio superior y así sucesivamente.
Este formato es el más habitual y puede ser muy útil, si bien en los últimos años están surgiendo algunas alternativas que abogan por una mayor horizontalidad.
Sin embargo, ambas opciones tienen ventajas e inconvenientes y dependerá de la propia cultura de la empresa, su organización e, incluso, el capital humano, discernir cuál opción es más adecuada.
Objetivos de la cadena de mando de administración de una empresa
Los objetivos de la cadena de mando de administración son mejorar la trasmisión de órdenes, optimizar la toma de decisiones y evitar la saturación e información innecesaria. Es uno de los principales aspectos a mejorar en el trabajo cuando se buscan puntos débiles.
Según la teoría de esta metodología de administración de empresas, la empresa funcionará mejor, será más productiva y se ahorrarán costes al tener una toma de decisiones mucho más rápida y jerárquica.
Pero pasemos a ver estos objetivos uno a uno y en qué casos funciona y en qué otros casos no.
Mejorar la transmisión de órdenes
Este es el principal objetivo de la adopción de la cadena de mando de administración de una empresa. Que cada empleado sepa qué debe hacer y que no reciba mensajes contradictorios.
Es común en las compañías que no siguen este modelo que diferentes personas en un nivel superior puedan dar órdenes diferentes o incluso contrarias a sus subordinados.
En muchas ocasiones por diferencias de criterios, en otra porque ni siquiera saben que se han dado las otras órdenes o directrices. Gracias a este sistema, se evitan este tipo de situaciones o malentendidos.
Cada persona sabe ante quién responde y quién debe autorizar cambios o puede establecer las tareas a realizar.
Además, es una manera de reducir los conflictos laborales. Cuando todo el mundo tiene claro cuál es su función, los problemas disminuyen.
Optimizar la toma de decisiones
Esto nos lleva al segundo objetivo, que es optimizar la toma de decisiones. Para ello, es fundamental saber quién es responsable de cada decisión.
Con la cadena de mando, también se establecen las responsabilidades de cada persona. Así, cada empleado sabe hasta donde puede o no llegar y en qué casos debe pedir el visto bueno de un superior. En caso de que haya algún problema, es sencillo encontrar al responsable.
En algunos casos, especialmente en las empresas más grandes, este objetivo también puede ser contraproducente frente a otras metodologías.
La razón es que muchas veces las decisiones requieren rapidez y esta opción la ralentiza hasta que llega al último responsable.
Para evitarlo, siempre es recomendable tener una serie de supuestos en los que se pueda actuar de forma independiente para poder adaptarse a un entorno rápido y cambiante que requiere de una mayor flexibilidad en las decisiones.
Evitar la información innecesaria y la saturación
No todo el mundo tiene qué saber todo lo que pasa en la empresa. La transparencia es un valor al alza hoy en día en el employer branding laboral, pero lo ideal es que el empleado tenga acceso a la información cuando la necesite, no en todo momento.
De lo contrario, si los empleados se pasan el día en reuniones online o presenciales que ni siquiera tienen que ver con su trabajo se produce hartazgo. Si, además, no tienen poder de decisión y solo están por carácter informativo puede producirse una mayor frustración.
Gracias a la cadena de mando de administración de una empresa los empleados tienen un responsable directo del que recibir la información. La misma persona que puede recibir sus quejas y sugerencias, logrando un mayor feedback desde el mismo momento en que se propone cualquier cambio.
Características de la cadena de mando
Ya hemos visto que la característica principal de la cadena de mando es el mando único o unidad de mando. Cada persona debe tener una única persona por encima de él.
Esto no quiere decir que por debajo sea similar. Lo habitual es que cada persona en los puestos directivos tengan diferentes responsables de departamento a su cargo, estos a varios jefes de proyecto y los mismos a empleados rasos.
Igualmente, los directivos tendrán que reportar al CEO de la empresa.
Para que la cadena de mando de administración funcione bien el organigrama de la empresa debe estar claro. En este organigrama podremos ver también cómo se gestionan los equipos y, por tanto, cómo aplicar toda la parte teórica.
En los organigramas vemos también por qué es más fácil aplicar en pequeñas y medianas empresas, con pocos pasos o personas hasta la máxima autoridad en cuestión de decisiones que en grandes multinacionales o, por ejemplo, en la administración pública, caracterizada por su inmovilismo.
Aun así, si las funciones y responsabilidades de cada superior están correctamente definidas, el funcionamiento bajo este método puede ser correcto y eficiente.
¿Cómo controlar la cadena de mando de una empresa?
Hay un problema obvio en un sistema tan vertical como el que propone esta metodología.
Si cualquiera de los responsables falla, se comporta de forma tiránica o no trabaja de forma correcta, puede estropear por completo todo el flujo de trabajo hasta los niveles más inferiores.
Igualmente, si alguien abusa de su autoridad es muy complicado de detectar, ya que el empleado tiene que recurrir a esa persona.
Esto puede bajar la tasa de retención del talento, generar mal ambiente laboral e incluso afectar a la productividad de la empresa.
Hay tres elementos que, combinados, permitirán hacer frente a los potenciales errores que hay en dicho sistema. Todos tienen un punto en común: el departamento de Recursos Humanos.
La primera es que dicho departamento debe estar siempre disponible para cualquier empleado, independientemente de su nivel en la empresa. Ya sea un empleado raso o un directivo medio, tiene que poder acudir cuando detecte un problema sin involucrar a sus superiores.
Para que funcione, además, este departamento (o la persona encargada en caso de ser una empresa pequeña) debe ofrecer anonimato. De esta forma, los trabajadores sentirán la confianza de acudir sin temer represalias de sus superiores.
Además, el departamento deberá realizar encuestas de satisfacción de empleados periódicas. Por medio de las mismas podrán comprobar si los empleados están felices y todo el mundo está cumpliendo su función.
Por último, también es importante que estudien la evaluación del desempeño. En una estructura tan jerarquizada es fundamental para hacer ascensos o cambios de manera objetiva y que el personal esté más satisfecho con su puesto.
También para que el esfuerzo y el buen trabajo sea recompensado. No hay nada más efectivo contra la motivación que ver que las estructuras de una empresa son inmutables y que el talento y el trabajo no importan.
La cadena de mando en el teletrabajo
Con la situación actual de prevención del coronavirus en empresas, el teletrabajo se está imponiendo en la mayor parte de las empresas.
En este nuevo contexto, esta forma tradicional de trabajar está ganando más adeptos. Ya hemos hablado de las ventajas y desventajas del teletrabajo.
En el caso de la cadena de mando, permite una mayor claridad en las órdenes y una organización mucho más efectiva que con otras metodologías.
La cadena de mando de administración en una empresa permite que cada empleado tenga más claro sus funciones, sus responsabilidades y los reportes que debe facilitar.
Igualmente, permite a los responsables gestionar de manera más efectiva los equipos, sin terceras personas que se interpongan y dificulten el trabajo.
En este caso, la única diferencia es que las órdenes deben realizarse de manera telemática. Utilizando alguna de las herramientas para el teletrabajo de las que ya hemos hablado, no debe suponer ningún problema.
Al dejarlas por escrito, tanto las órdenes como las propuestas son más claras y no dan lugar a confusión, mejorando el rendimiento.
Por ejemplo, si un empleado propone utilizar una nueva herramienta lo debe proponer a su jefe. Este valorará si es efectivo y si entra dentro de sus competencias, podrá aplicarlo para todo el equipo de trabajo. A su vez informará a su responsable superior que si lo ve oportuno, podrá imponerlo a toda la empresa.
En ese caso, la orden sería al contrario, del superior bajaría a los diferentes responsables de departamento y todos terminarían usando esa nueva herramienta.
Cadenas de mando de administración horizontales
Aunque este tipo de cadena de mando de administración de una empresa sea la más habitual, no quiere decir que sea la única que existe.
Las cadenas de mando también pueden establecerse de manera horizontal, por ejemplo haciendo que una persona sea el encargado de un proyecto concreto.
En este caso, se pueden dar relaciones horizontales entre personas con diferentes responsabilidades pero sin que ninguno esté por encima del otro.
Esto es bastante común cuando se utilizan metodologías como los círculos de calidad, que permiten resultados bastante prometedores de una forma más democrática.
Al final, cada empresa tiene que estudiar su caso concreto y probar que es lo que mejor le funciona, cuidando también la satisfacción de empleado, ya que es el elemento que más le permitirá sobresalir.
