La gestión de vacaciones de empleados es un factor clave en conseguir un buen employer branding laboral y que los trabajadores estén satisfechos en su puesto de trabajo. Además, es también un proceso importante para el funcionamiento de la empresa.

Es importante que los días de vacaciones dentro de un mismo departamento no se solapen entre sí. También si hay momentos del año en el que hay una mayor actividad, puede que necesitemos toda la fuerza de trabajo en esas épocas mientras que algunas empresas cierran el periodo vacacional a la época de menor carga de trabajo.

Sea como sea, el departamento de Recursos Humanos debe manejar de manera inteligente la gestión de vacaciones de empleados. Por un lado, debe intentar que los trabajadores tengan las mayores facilidades posibles para coger sus días libres.

Por otro, debe cuadrar el interés de los trabajadores con el de la empresa y que las vacaciones no afecten negativamente al funcionamiento de la misma.

Hay que tener en cuenta que contar con un registro de vacaciones de empleados es obligatorio. No solo permitirá un mejor control de los recursos humanos de la empresa, sino que no tenerlo puede suponer una multa de más de 5.000€.

Toda empresa está obligada a guardar su cuadrante de vacaciones y ausencias durante al menos cuatro años, independientemente de que los trabajadores continúen o ya no estén en la empresa.

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¿Cómo hacer la gestión de vacaciones de empleados?

Teniendo claro que la gestión de vacaciones de empleados es necesaria y una obligación legal, ¿cómo hacerla?

A día de hoy hay varias maneras que podemos utilizar, dependiendo de nuestros recursos. También dependerá del tamaño de la compañía y el número de empleados. No es lo mismo cuadrar las vacaciones de 3 o 4 empleados, que hacerlo con 40 o 50.

En los primeros casos, se podrá hacer de forma manual mediante un Excel de manera muy sencilla. Sin embargo, si contamos con un número más grande de empleados o departamentos, será mucho más útil disponer de un software específico.

Tres chicos en una reunión online

No solo hablamos de apuntar los días de vacaciones, sino también calcular los días de vacaciones disponibles según la duración del contrato y el convenio colectivo que aplique en cada caso.

Las vacaciones son un derecho irrenunciable del trabajador, por lo que estamos obligados a proporcionarlas. Como mínimo cada trabajador tendrá 30 días naturales o 22 días laborales de vacaciones al año. Sin embargo, algunos convenios colectivos establecen más días, por lo que habrá que comprobar en cada caso.

En muchas empresas te encontrarás con qué según el trabajador y su puesto, los días que les corresponden serán diferentes. Por otra parte, ofrecer días de vacaciones adicionales pueden ser beneficios para empleados extra de la empresa para retener el talento. Esto debe estar especificado en el contrato del trabajador.

Es importante tener en cuenta que se puede mejorar el convenio colectivo, pero nunca empeorarlo en un contrato de trabajo.

Usar un Excel o una Hoja de Cálculo

Hoja de cálculo

Usar un Excel o una Hoja de Cálculo es la manera tradicional de realizar la gestión de vacaciones de empleado.

Si usamos Excel habitualmente y sabemos manejarlo, es la forma más rápida y barata. El único problema que tendremos es que se trata de una opción manual que se debe realizar desde el departamento de Recursos Humanos.

Esto supone que cada empleado tendrá que ponerse en contacto con el departamento, ya sea presencialmente o por email. El responsable del mismo tendrá que ver que las fechas cuadren en la hoja de cálculo. Se trata de una manera rápida pero que también supone un mayor trabajo al departamento.

Igualmente habrá que programar el documento con los días disponibles y restantes de cada empleado. Para ello, se requiere un nivel medio o elevado de conocimiento de la herramienta.

Aquí te dejamos un ejemplo con plantilla de cómo hacerlo.

Usar un software de gestión de vacaciones específico

Hombre con ordenador

Más fácil es contratar una herramienta o software para la gestión de vacaciones de empleado. Especialmente si contamos con un número importante de trabajadores y necesitamos optimizar nuestro tiempo.

Estas herramientas te calculan automáticamente los días disponibles según cada contrato y permiten llevar desde el propio teléfono un control en tiempo real de la situación de la empresa.

Una de las ventajas de usar una herramienta es que el trabajador puede solicitar directamente los días que quiera a través de la app. Así, RRHH solo tendrá que revisar la propuesta y aceptarla o denegarla, viendo el calendario al completo.

Hay una gran variedad de software de este tipo con precios que van desde los 50 céntimos hasta los 20€ mensuales. La mayoría suele tener periodo de prueba gratuito e incluso puede no tener coste en caso de ser pocos empleados.

Muchos de ellos han incorporado el sistema de control horario, también obligatorio por la ley actual, lo que favorece también el registro de cada jornada e incluso la gestión de horas extras.

En un momento en el que abundan las herramientas para el teletrabajo y esta modalidad se está implementando, poder combinar el software de vacaciones con el de control horario puede suponer un importante ahorro.

Algunas herramientas para la gestión de vacaciones de empleados que puedes consultar son absense.io, SesameTime, HRlog, Woffu, WhosOff, Timetastic, 4in4Out o vabuk.

Con distintas funcionalidades y precios, se trata de encontrar la que mejor se adapte a la realidad de tu empresa.

Consejos para hacer una mejor gestión de vacaciones

Círculos de calidad

No todo es usar un programa determinado, hay una serie de elementos que vienen derivadas de las tendencias en recursos humanos y que serán claves para que el apartado tecnológico funcione correctamente.

Las políticas de vacaciones, el orden de prioridad y todo el proceso debe estar definido a la perfección. Cuánto más claro esté todo, más a gusto estarán los trabajadores. Además, habrá que realizar un control sobre las mismas para ver si son percibidas como justas por los mismos.

Políticas de vacaciones definidas

Gestión de vacaciones de empleados

Lo primero y más importante es contar con políticas de vacaciones definidas e igualitarias para todo el personal. No hay nada que desmotive menos a un trabajador que no entienda porque no se acepta su solicitud y sí la de otro compañero.

En este sentido, hay que huir de cualquier arbitrariedad a la hora de conceder o denegar días de vacaciones.

Para ello hay que aclarar de antemano el orden de prioridad y, sobre todo, los momentos en los que se pueden o no se pueden tener. Para ello el departamento debe tener claro los días festivos del año y las necesidades de producción en cada momento. Por este motivo, la retroalimentación con otros departamentos es fundamental también para las vacaciones.

Una vez con esto claro la empresa podrá establecer los momentos en los que se pueden pedir vacaciones y en los que no. También hay que cerrar otros criterios como el número de personas que debe haber obligatoriamente disponible en un departamento, si es posible que todo el departamento se vaya de vacaciones a la vez, etc…

Todo esto teniendo igualmente en cuenta que las vacaciones son obligatorias. Es decir, que el sistema debe ofrecer la suficiente flexibilidad para que todo el mundo pueda disfrutar de sus días libres. Sabiendo, igualmente, que cuánta más libertad tenga el empleado, más a gusto estará.

Orden de prioridad

Trasmisión de órdenes

El orden de prioridad es tan importante como la antelación necesaria para pedir los días de vacaciones.

Se puede buscar un consenso con los empleados, pero se recomienda que se puedan fijar al menos con dos meses de antelación.

Igualmente, respecto al orden de prioridad habrá que fijar un criterio uniforme. Este criterio suele ser por antigüedad o que los padres o trabajadores con personas dependientes a su cargo tengan preferencia.

Sin embargo, el orden de prioridad también provoca a veces conflictos internos en la empresa. Una última tendencia que se está popularizando es establecer un sistema rotativo. Así, cada año, cambian las personas que elijen primero sus vacaciones.

Al ser un tema sin leyes al respecto, responsabilidad absoluta de la empresa, hay que realizar un control al respecto. Por ejemplo, mediante una encuesta de satisfacción de empleados.

En dicha encuesta, se puede añadir un apartado sobre este sistema y ver cuál es el preferido por los empleados.

Flexibilidad

Toma de decisiones

Aunque tener todo fijado da seguridad a la empresa y al empleado, hay que tener flexibilidad.

Con esto nos referimos a que las vacaciones pueden estar sujetas a cambios de última hora. Pueden suceder todo tipo de imprevistos y que un empleado quiera cambiarlo. En esos casos, siempre que sea posible, se le debe facilitar.

Igualmente, si los trabajadores se ponen de acuerdo por su parte y quieren hacer el cambio, no debe haber ningún problema.

La idea es que el trabajador entienda que los RRHH van a su favor. El objetivo es que la empresa funcione correctamente en periodo vacacional y si hay que hacer un cambio de última ahora que no afecta a este objetivo final, se puede hacer sin problema.

Automatizar el proceso

Herramientas para el teletrabajo

Exceptuando esos casos, siempre que sea posible se debe optar por automatizar el proceso. La automatización siempre es un paso adelante, tanto para la empresa como para el trabajador.

Siempre que sea posible, se debe crear flujos automáticos con fechas determinadas en el que los trabajadores soliciten sus días de descanso. De esta manera, aunque posteriormente haya cambios, todo estará controlado desde el primer momento.

Hacer una gestión de vacaciones de empleados justa y clara favorecerá la identificación de los mismos con la empresa. Y ya sabemos que esto también se ve reflejado en la productividad.

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