Las reuniones online se han convertido en una herramienta fundamental tras el auge del teletrabajo que ha conllevado la pandemia. Tras una época de confinamiento estricto en el que solo podían salir los trabajadores esenciales, incluso los más reacios al trabajo a distancia han tenido que adaptarse.
Sin embargo, hacer una reunión online no es tan sencillo como encender el ordenador y la cámara web y conectarse a un programa. Hay que saber qué programa utilizar, cómo organizarse y cómo dinamizar las reuniones para que funcionen.
Se puede trabajar perfectamente con reuniones online, lo que también supone un ahorro de costes para la empresa, pero hay que saber hacerlas.
De lo contrario, nos encontraremos con fallos de conexión y comunicación, con trabajadores que hacen otras cosas en vez de prestar atención o, simplemente, el caos.
Una reunión online debe ser como una reunión presencial para que funcione. Debe haber una buena calidad de imagen y sonido y los puntos del día deben ser claros.
Solo deben acudir a la misma las personas que realmente sean necesarias y los asistentes deben saber por qué están allí. Es decir, qué es lo que deben aportar en la misma.
En este nuevo contexto en el que el teletrabajo se ha convertido, además, en uno de los puntos más positivos en las encuestas de satisfacción de empleados, tener reuniones online que funcionen es clave para retener al personal con talento y conseguir un mejor employer branding laboral.
A continuación repasamos las principales claves para hacer reuniones online eficaces.
Herramientas para hacer reuniones online
Tener las herramientas adecuadas es lo primero que hay que comprobar antes de una reunión online. Para ello, todos los trabajadores deben contar con el mismo programa de videoconferencia.
En la actualidad, existen tanto opciones de pago como gratuitas, así como programas gratuitos con utilidades de pago. Si vamos a trabajar habitualmente con reuniones online, lo más recomendable es contar con un software de pago. En muchos casos, incluso se realizan software a medida para las empresas.
En caso de que las reuniones sean ocasionales, las opciones gratuitas son perfectamente válidas, en algunos casos incluso para grupos grandes de personas.
Además de las herramientas de videoconferencia, también vamos a mencionar un par de herramientas de tareas para facilitar la organización. En muchos casos, no serán necesarias, bastará con el CRM que utilicemos habitualmente.
Sin embargo, si no tenemos un CRM adecuado, puede ayudarnos a que las reuniones no se hagan largas y caóticas.
Herramientas de videoconferencia
Zoom
Es la herramienta de videoconferencias más popular tras la pandemia. Tanto a nivel particular como a nivel laboral, Zoom ha logrado rápidamente encabezar el uso para mantener la comunicación. Su principal punto fuerte es la calidad de audio y vídeo, muy buena incluso con peores conexiones.
Además, permite llamadas ilimitadas entre dos ordenadores. Sin embargo, si queremos tener reuniones con más personas tiene un tiempo máximo gratuito de 40 minutos. Tras esos 40 minutos la reunión se cierra, aunque se puede abrir una nueva y retomarlo por donde se ha dejado.
Zoom también permite grabar fácilmente la pantalla e incluso separar vídeo y audio de forma automática, por lo que es una buena herramienta si se necesita hacer actas o transcribir las reuniones. Con la versión de pago no hay limitaciones de tiempo.
Jitsi.org
Jitsi.org es otra de las nuevas herramientas de videoconferencias más utilizadas. A diferencia de Zoom, no necesita la instalación de ningún programa o, ni siquiera, que te des de alta. Jitsi.org funciona fácilmente en el navegador, aunque también tiene app para Android e iOS.
Funciona con la generación de un enlace que se le da a todos los participantes de la reunión. Entran en el enlace y empiezan a participar directamente. Una de sus ventajas es la seguridad, considerada la aplicación más complicada de hackear actualmente, por lo que se utiliza a menudo en reuniones políticas.
También permite la grabación de la reunión, si bien lo hace a través de tu cuenta de Youtube como un vídeo en Live. Por ello, es también muy utilizado para dar clases y conferencias online.
Como contrapartida, está solo en inglés, por lo que si no tenemos soltura en dicho idioma puede resultarnos complicada de utilizar.
Google Hangouts
Google cuenta con dos herramientas diferentes para reuniones online. La básica es Google Hangouts, que permite reuniones de hasta de 10 personas y la de pago es Hangouts Meet, que permite reuniones de hasta 100 personas con la tarifa básica. Es también la herramienta a la que te deriva por defecto si utilizas Google Calendar para programar la reunión.
Una de las ventajas de esta aplicación es la facilidad para compartir la pantalla, pudiendo hacer presentaciones con un solo clic. Como contra, para usar la versión básica es obligatorio que todos los usuarios cuenten con una cuenta de Google aunque, ¿quién en 2020 no tiene una cuenta de Google?
Aun así, es una opción mejor si la empresa tiene habilitado G Suite, la interfaz de pago para empresas de Google. En este caso, no solo se pueden hacer reuniones de 100 personas o más sino que solo será necesario que tenga la aplicación el organizador, pudiendo entrar a la misma por medio de un enlace.
Skype Business
Como en el caso de Hangouts, Skype tiene su versión gratuita y su versión para empresas, Skype Business, de pago. Para usar Skype también hace falta registrarse con un correo electrónico.
Una de sus ventajas es que se trata de la primera de estas herramientas en popularizarse, por lo que más gente cuenta con ella y no será necesario descargas adicionales. Dependiente de Microsoft, es perfecta si se usa la suite empresarial Office 365.
Esto permite compartir con facilidad documentos, crear equipos de trabajo, etc…
Herramientas de preparación de la reunión
Asana
Asana es una de las herramientas más útiles para la gestión de tareas, no solo para preparar una reunión. De carácter gratuito, permite asignar hora y fecha a las reuniones o proyectos, así como qué persona se encarga de cada punto.
Se trata de una forma muy sencilla de que cada cuál tenga un recordatorio de lo que hay que hacer y vaya preparado a la reunión online. Se puede utilizar en app o en web.
Trello
Trello destaca por su interfaz intuitiva, en el que por medio de tableros pueden organizarse los distintos puntos de la reunión. Además, como en el caso de Asana, permite asignar cada punto a una persona así como establecer si está en preparación, si ya se culminado, etc…
Al ser también gratuito, se trata de una herramienta muy utilizada, especialmente en entornos de trabajo agile. También se puede usar en app y en web.
¿Cómo organizar una reunión online con éxito?
Está muy bien tener las herramientas adecuadas para reuniones online, pero sin organización previa no sirve para nada. Lo más importante es definir las funciones. En un contexto de teletrabajo, debe quedar claro quién tiene potestad para convocar reuniones y por qué motivos.
Igualmente, hay que cerrar la reunión en un horario adecuado, especialmente si hay flexibilidad horaria como parte de los beneficios para empleados y no todos suelen trabajar a la vez. Si no se coincide, lo ideal es que la persona organizadora cierre una convocatoria de consenso, que intente ser lo más cómoda posible para todos.
La persona encargada de la organización debe establecer los puntos del día y los asistentes necesarios. Con cada punto del día se debe aclarar la persona encargada de exponerlo, así como las funciones de cada asistente. De esta manera, se evita que lleguen a la reunión sin prepararla y no puedan aportar suficiente.
Igualmente, se recomienda establecer un horario de cada punto, incluyendo el apartado de exposición de motivos y el debate posterior. De esta manera, se evita que las reuniones se alarguen hasta el infinito en los primeros puntos y no dé tiempo de tratar los últimos o no se pueda llegar a conclusiones.
En ese sentido, siempre es recomendable que en las reuniones online asistan el menor número de personas posible. Es mejor hacer tres reuniones con dos o tres puntos que una única reunión con seis o siete, que puede parecer interminable.
Si la reunión se tiene, por ejemplo, con un jefe de departamento, el jefe de departamento puede tener otra para explicar las medidas adoptadas a sus subalternos, en vez de tener la reunión con todo el departamento al completo.
Por último, también es importante mandar recordatorios de la reunión para que recuerden cuando es, los puntos del día y lo que se espere que aporten.
Dinamizar reuniones online
Otro aspecto que suele preocupar es la dinamización. En una reunión online podemos encontrar dos supuestos: o bien que las personas no participan o que todo sea un caos y sea imposible escuchar a nadie.
Por ello, lo más recomendable es que haya un dinamizador o moderador de la reunión, que no necesariamente debe ser el organizador. El dinamizador se encargará de otorgar los turnos de palabra y abrir el debate.
También será el que compruebe que cada punto ocupe el tiempo señalado con antelación y evite caer en debates interminables o inútiles. El dinamizador de la reunión también estaba capacitado para silenciar los micrófonos de los asistentes cuando sea necesario.
De esta manera, se consigue mantener un orden y que la reunión online sea lo más parecido a una reunión presencial. Esto supone una mayor productividad, una mayor satisfacción del empleado y mejora las tasas de retención de talento.
Si quieres averiguar otras formas de ofrecer beneficios de empleado, consulta con nosotros sin compromiso.
