Externalizar compras es una manera muy útil de reducir costes en una empresa.
Especialmente para PYMEs, en las que cada euro cuenta, optar por esta solución permitirá gastar menos en los suministros y servicios imprescindibles para el día a día de tu compañía.
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Al final se trata de conseguir ventajas estratégicas que nos permitan competir de forma más efectiva en el mercado.
La gestión de compras es uno de los aspectos más importantes a los que se tiene que enfrentar cualquier sociedad y, en muchas ocasiones, no se le da la importancia que se merece.
En un mercado tan cambiante como el actual, la flexibilidad que ofrece la externalización de compras permite crear estructuras más dinámicas y adaptables a los diferentes escenarios con los que nos podemos encontrar.
Esta mejora de la adaptabilidad es una de las mejores características que se puede optimizar en cualquier tipo de sociedad comercial.
¿Por qué externalizar compras?
Pero entremos en materia. ¿Cuáles son las razones concretas por las que el outsourcing o externalización es una buena idea?
¿Por qué es mejor que hacerlo todo desde dentro de la empresa?
Hay bastantes beneficios y ventajas que tenemos que tener en cuenta si nos estamos planteando dar el salto.
A continuación, te ofrecemos las 7 razones fundamentales para externalizar compras con Smart Buys.
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1. Menor coste en personal
Una de las ventajas más obvias de externalizar compras en una empresa es el menor coste en personal.
Al gestionarse las compras desde fuera, no necesitaremos a tantas personas o dedicarle tantas horas como si se hiciera desde dentro de la empresa.
Con una única persona que funcione como interlocutor con la central de compras externa será suficiente.
Esto también supone un mayor ahorro en caso de que las adquisiciones no estén funcionando como debería.
Tanto si ya hemos externalizado y no estamos satisfechos con la central o consultoría que nos esté llevando las compras como si aún no lo hemos hecho y queremos despedir a los responsables.
Cambiar de servicio de outsourcing es mucho más económico que tener que enfrentarse a un despido.
Esto no quiere decir que haya que cerrar el propio departamento de compras de la empresa.
Hay otras funciones como gestionar pedidos, incidencias, inventarios, presupuestos o decisiones estratégicas que aún deben salir de la propia compañía y que no se pueden externalizar.
2. Mayor poder de negociación
Otra ventaja clara de externalizar compras es mejorar nuestro poder de negociación con los proveedores.
La empresa especializada en compras podrá ejercer una mayor presión sobre los precios definitivos, lo que directamente nos permite disfrutar de un coste inferior.
Al pedir cantidades más grandes, esto también supone una gran ventaja para la empresa proveedora que puede a su vez ahorrar costes al tener garantizado una demanda superior de cara a sus propios proveedores de materiales.
Para que lo entendamos, no es lo mismo pedir 100 paquetes de folios que 100.000. O traer una cuenta de telefonía que llevar 50.
La adquisición de grandes volúmenes siempre permiten reducir precios, tanto en productos físicos como en servicios.
3. Total transparencia en las operaciones
Las centrales de compras y empresas especializadas en la adquisición de bienes y servicios ofrecen una transparencia total con sus clientes.
De esta manera, la empresa contratante siempre tendrá toda la información que necesita y se asegurará de recibir el mejor servicio posible.
Antes de contratar una hay que asegurarse de que sean empresas totalmente independientes, como Smart Buys.
Es decir, que no cuenten con proveedores en su accionariado para que no estén atados a nadie.
Al ofrecernos máxima transparencia podremos ver cómo hacen para generarnos un ahorro considerable en la captación de suministros y servicios.
De media, este ahorro puede llegar a alcanzar el 10% frente al gasto anterior.
Según nuestra experiencia, en algunas partidas como seguros, celulosa para aseos o telefonía, incluso puede superar el 20%.
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4. Máximo control de la inversión
Por otra parte, tampoco podemos olvidar que aunque las compras sean gestionadas por una empresa externa, desde nuestra PYME se sigue manteniendo todo el control.
Si no nos gusta como trabaja la central de compras y servicios siempre podemos cambiar a otra.
Podremos controlar en qué se gasta el dinero, cuánto se gasta y qué porcentaje de ahorro nos supone.
Dentro del contrato que firmamos con la empresa externa, tendremos todas las características del servicio que se nos va a prestar así como la fórmula de cancelación del contrato.
Aun en el caso de que queramos cancelar el contrato y podamos tener que pagar una penalización por incumplimiento del mismo, seguirá siendo más económico que sustituir nuestro propio departamento.
Igualmente, en la mayor parte de los casos hay suficientes garantías para evitar llegar a ese punto. Lo normal es que cuando se opta por externalizar compras la posibilidad de cancelarlo ni siquiera se pase por la cabeza.
De todas formas, siempre viene bien tener una salida, que debe quedar clara en el momento de la contratación. De esta forma, evitaremos sorpresas desagradables.
5. Mejor manejo de posibles crisis
También hay que señalar el mejor manejo de potenciales crisis al estar respaldados por una empresa externa de compras.
En caso de que haya un problema con el proveedor, se requieran mayores cantidades de cualquier material o producto de forma urgente, habrá un mayor margen de maniobra.
También se pondrán mayores facilidades desde el lado de los proveedores, ya que no es lo mismo ser una pequeña PYME que uno de sus clientes más importantes.
A la vez, también supone una mayor facilidad para la gestión.
No es lo mismo tener que contactar desde el departamento de compras con las diferentes empresas proveedoras que hablar únicamente con la persona responsable en la central de compras.
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Se ahorra un tiempo muy importante en gestiones y papeleo, al tener un único interlocutor y no tener que gestionar cada pedido de forma diferenciada.
6. Relación más cercana con los proveedores
Al externalizar compras en una empresa especializada, se consigue también una mejor relación con los proveedores.
Los responsables de la central de compras serán clientes reconocidos para los mismos y tratarán de que estén contentos.
Para un proveedor, perder a un cliente como una consultoría de compras puede ser fatal para su negocio, por lo que se esforzarán en responder a sus necesidades y le ofrecerán muy buenas condiciones.
Como ya hemos comentado, el ahorro de costes funciona en ambos sentidos. Tanto las empresas consiguen más por menos como los propios proveedores.
Estos tienen mayores volúmenes comprometidos y pueden aprovechar adquirir materias primas de forma más económica.
Igualmente, también supone un ahorro en tiempo de gestión para los mismos, que solo tienen que hablar y negociar con una empresa para llevar su producto o servicio al cliente.
Esto también repercute en la relación del proveedor con la consultoría y en los precios finales.
7. Trabajar con profesionales amplia experiencia
Una última razón para externalizar compras tiene que ver con los profesionales de la consultoría o central de compras.
Contar con profesionales con una amplia experiencia en el sector en el departamento de compras puede suponer un desembolso económico muy grande para una pequeña empresa.
Sin embargo, al externalizar el servicio se puede contar con grandes profesionales de reconocida solvencia sin tener que hacerse cargo del gasto que supondría tenerlos en plantilla.
Las centrales de compras cuentan con grandes especialistas con muchos años de experiencia que conocen la oferta del mercado al dedillo y saben dónde encontrar los mejores tratos.
Se trata de una manera de trabajar con los mejores cuando la situación económica de la PYME no permita trabajar con los mejores de forma interna.
Poder trabajar con los mejores aunque no podamos contratarlos
¿En qué se puede ahorrar externalizando compras?
A la hora de ahorrar costes en una empresa hay una serie de elementos comunes en los que se puede conseguir mejores precios.
Desde la electricidad a los seguros obligatorios, pasando por la telefonía e internet, la mensajería o el material de oficina.
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También se puede ahorrar bastante en desfibriladores, servicios de limpieza, celulosa para los aseos, etc…
Comprando desde una empresa externa los precios son mucho más económicos y sumando cada aspecto puede terminar siendo una cantidad considerable a tener en cuenta.
Por otra parte, también podremos ahorrar en los materiales específicos de nuestro servicio o producto, lo que en muchas ocasiones supone el ahorro más fundamental para sanear las cuentas de una PYME.
De hecho, el primer paso que recomendamos antes de externalizar compras es hacer una auditoría del estado de las mismas.
Una consultora como la nuestra puede encargarse de comprobar las partidas de gastos y ofrecer otras posibilidades para ahorrar en productos y servicios.
De esta forma, se puede saber desde el primer momento cuánto se puede ahorrar y así decidirse por la externalización solo si realmente va a suponer una diferencia notable en tu negocio.
¿Te animas a gastar menos en tu PYME? Contáctanos sin compromiso, podemos ayudarte a conseguirlo fácilmente. Echa un vistazo a otros casos de éxito.
