¿Estás indeciso sobre cuál de estas dos opciones es mejor?

¿Deberías centralizar o descentralizar las compras de tu empresa?

La forma en la que son gestionadas las compras puede ser un factor decisivo para la buena productividad de tu negocio.

Tu empresa necesita un buen diseño organizativo para esa parte tan importante de su funcionamiento.

Un departamento de compras que funciona mal repercutirá negativamente sobre el resto de actividades que tengan lugar en la empresa.

No te preocupes; si no tienes este departamento, nosotros somos y hacemos lo mismo 🙂 

Por tanto, es necesario que el departamento de compras pueda resolver con agilidad los diferentes problemas y situaciones que surgen a diario.

Un departamento de compras se encarga de absolutamente todo lo que tiene que ver con la adquisición de mercancía, suministros y material de trabajo de la empresa.

Los responsables del departamento son, a su vez, quienes se encargan de buscar a los proveedores, comunicarse con ellos y realizar los pagos.

Respecto a la organización de este departamento, las compras podrán estar centralizadas o descentralizas.

Te explicamos en qué consiste cada una y cuál te recomendamos poner en práctica si tienes una pequeña o mediana empresa.

Diferencias entre las compras centralizadas y descentralizadas

central de compra

En cualquier empresa deben realizarse periódicamente una gran cantidad de compras.

En muchos casos, los productos pertenecen a sectores totalmente diferentes y deben ser adquiridos de varios proveedores.

Esto puede organizarse de dos formas: haciéndolo en la propia empresa o fuera.

¿Descentralizar compras? Algunas claves

Este es un modelo de gestión en el que la responsabilidad de tramitar las compras se reparte entre diferentes departamentos de la empresa.

Aquí se necesitan distintos puntos organizativos para las compras y cada uno de ellos contará con su propio responsable y estrategia.

Por ejemplo, puede haber un departamento que se encargue de adquirir el material de trabajo como ordenadores, sillas, escritorios, vitrinas, muebles, etc.

Otros departamentos podrían encargarse de la mercancía o stock según el tipo de producto: área de ropa de vestir, área de cosmética, de artículos de piel, de equipamiento deportivo, etc.

En el caso de una empresa que se dedique a vender productos de diferentes sectores, contaría con un área especializada en las compras de cada uno de ellos.

Desventajas

El modelo de compras descentralizadas tiene varias desventajas a tener en cuenta como vas a ver a continuación.

Por un lado, se trata de un modelo mucho más caótico para organizar el trabajo.

Los diferentes departamentos de compras no estarán al tanto de lo que sucede en los demás.

Esto puede ser fatal para gestionar el presupuesto total de la empresa, ya que cada responsable gastará según lo que estime conveniente.

No se tendrán en cuenta los gastos que están teniendo lugar en las demás áreas.

Por otro lado, es un modelo organizativo más caro, puesto que va a necesitar de mucho más personal para gestionar todas las áreas.

Descentralizar las compras va a requerir de proveedores especializados en cada área, en lugar de proveedores grandes que cubran varios sectores.

En consecuencia, las compras de cada departamento serán más pequeñas, desaprovechándose los descuentos por volumen.

Sin olvidarnos de mencionar que las compras de poco volumen tardan más tiempo en ser gestionadas.

La empresa sufrirá una falta de esquematización en los procesos de compra.

Dado que cada departamento de la empresa buscará sus propios proveedores, es posible que la calidad de unos y otros difiera.

En este sentido, podrías encontrarte con que unos productos sean de mayor calidad que los de otro departamento.

Habrá poca uniformidad en la calidad del material.

Definitivamente, descentralizar compras no es la opción más recomendable ni rentable para pymes o pequeñas empresas.

Ventajas

No obstante, este método tiene algunos beneficios.

Por ejemplo, a la hora de trabajar con proveedores locales, con ellos podrás crear una relación más directa.

En este caso, cada departamento tendrá un mayor conocimiento de los proveedores con los que trabaja y del producto o servicio que ofrecen.

También se pueden reducir los costes del transporte, cuando la fábrica o almacén de los proveedores se encuentra cerca de la empresa. Aunque no siempre es el caso.

Cada departamento especializado puede prestar una mayor atención a la parte de la empresa que le corresponde.

Esto significa que las compras de cada área específica se podrán realizar con mayor agilidad, permitiendo las compras urgentes.

Los departamentos podrán dar respuestas más rápidas ante los imprevistos y tramitarán acciones inmediatas con los proveedores para resolver incidencias.

Centralizar compras con SmartBuys

Hablamos de un modelo de gestión de compras centralizadas cuando todas las actividades de compra son coordinadas desde un único departamento central.

Recuerda ponerte en contacto con nosotros para que comencemos con tu gestión.

En este caso, tan solo existirá un lugar desde el que se procesarán las solicitudes de compra y desde el que se elegirán los proveedores.

Si optas por esta opción, tu empresa solo contará con un departamento de compras.

Su personal se encargará de todo lo que tenga que ver con la adquisición de material, tanto stock como equipamiento de trabajo.

Todos los proveedores de la empresa serán seleccionados por el mismo responsable.

En ocasiones, se podrá optar por tener un mismo proveedor que pueda surtir de varios tipos de productos diferentes.

Esto es así porque el departamento tendrá el control de todos los productos que entran en la empresa.

Ventajas de las compras centralizadas

Centralizar las compras proporciona muchas ventajas para empresas medianas y pequeñas.

El coste en personal y en los esfuerzos necesarios para coordinar el procedimiento es menor. Se requieren menos empleados dedicados a esa parte de la empresa.

El equipo de trabajo tendrá una información mucho más completa de los proveedores y de las transacciones que se realicen.

Un solo equipo controla todo el proceso, por lo que habrá una mayor transparencia sobre los datos de las operaciones.

Los responsables del departamento tendrán un mayor control sobre el presupuesto disponible en tu empresa y sobre la gestión del dinero, pudiendo decidir en qué productos conviene invertir más dinero y en cuáles menos según las necesidades del negocio.

Si cuentas con un buen responsable de compras, podrás aprovechar su habilidad para negociar con todos los proveedores.

Recuerda que centralizar las compras permite que unos pocos proveedores se hagan cargo de toda la demanda de la empresa.

De esta forma, aumenta la posición negociadora del departamento que conseguirá mejores precios por pedir un alto volumen de stock.

Además, cuando existe un solo departamento centralizado se va a potenciar su relación con el proveedor.

Se convertirá en un comprador de confianza, con más facilidad para acceder a mejores condiciones.

Otra de las ventajas del modelo centralizado es que posibilita automatizar los procesos, suponiendo un ahorro en tiempo y recursos.

¿Alguna desventaja?

Desventajas

En los departamentos de compras tradicionales, las únicas desventajas que este método podría acarrear tienen que ver con la agilidad y la facilidad de respuesta.

Dado que todo está gestionado por el mismo departamento, a veces será complicado atender las necesidades de todas las partes.

Los departamentos independientes pueden dar respuestas más rápidas a la demanda de las compras que controlan.

Con un departamento centralizado, en ocasiones habrá que esperar a que se haga el siguiente pedido para recibir el material que falta.

El gran volumen de compras con el que se trabaja no permite tanto margen de maniobra para dar una respuesta rápida.

¿Cuáles son las funciones de un departamento de compras centralizadas?

 

Contratar SmartBuys te evitará muchos quebraderos de cabeza a la hora de organizar y llevar a cabo el proceso.

Todo te lo llevaremos nosotros y podrás despreocuparte.

Lo primero que haremos será realizar una consultoría de compras.

Es un estudio sobre el procedimiento de compras de tu empresa, para ver en qué puntos se puede optimizar y mejorar.

Las acciones esta consultoría irán encaminadas a reducir los costes y a aumentar la productividad de la empresa.

Trabajamos con muchos de proveedores y empresas con los que trabajamos por lo que te aseguramos que haremos una buena gestión.

Porque haremos una buena optimización de proveedores.

Si eres empresario y tienes una serie de gastos mensuales como electricidad, material de oficina, seguros, mensajería, material de aseo, servicios de limpieza y de imprenta, transporte, vending, stock de mercancía…

Con el fin de proporcionar un servicio más completo y prescindir de preocupaciones, algunos departamentos también se encargan de otros gastos como el mantenimiento, podría ser tu caso si lo necesitaras.

No sólo nos encargaremos en tratar con tus proveedores de productos.

También nos haremos cargo de otros gastos de empresa como el mantenimiento del aire acondicionado, de los equipos contra incendio o de la instalación eléctrica.

Puede incluso buscar empresas de desinfección y control de plagas, si es necesario.

Incluso, podríamos optimizar tus eventos.

Hablamos de comidas de empresa, fiestas, conferencias, etc.

Esto incluye desde buscar el establecimiento más adecuado hasta, incluso, el material preciso para ser utilizado en el evento, pasando por los fotógrafos y técnicos de audiovisual.

Los principales objetivos de un departamento centralizado de compras

Entre sus cometidos más sobresalientes destacan los que siguen:

  •  Administra tu presupuesto de forma ajustada a la hora de hacer las compras de empresa.
  • Busca proveedores de calidad, tratando de conseguir el mejor precio para ti.
  • Resuelve y gestiona las incidencias que tengan lugar.
  • Busca y optimiza los proveedores de otros servicios necesarios para tu empresa, como pueden ser el mantenimiento, la limpieza o Internet.

Si tienes cualquier duda, no lo pienses y ponte en contacto con nosotros.
info@smartbuys.es

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