Saber cómo hacer compras estratégicas es un paso lógico si estamos buscando un ahorro de costes en la empresa.
Y es que saber gestionar el ahorro de compras en una empresa no es tarea fácil. Especialmente si queremos que el ahorro no afecte a la calidad de nuestro producto y servicio. La clave está en gastar menos, pero manteniendo o mejorando todo aquello que nos hace únicos.
Tras los gastos en personal, las compras suponen el segundo mayor gasto de la empresa. Conseguir ahorrar en las compras puede ayudar a las empresas a tener más posibilidades a hacer frente a un entorno tan cambiante y dinámico como el actual.
No se trata solamente de optimizar el departamento de compras, sino también de establecer metodologías. Metodologías que establezcan pasos y fórmulas a seguir para lograr un menor gasto y que no pongan en peligro el resultado comercial. Más bien al contrario, que además de gastar menos, podamos hacer nuestro producto o servicio mejor.
Una de estas metodologías para el ahorro de compras son las compras estratégicas.
¿Qué son las compras estratégicas?
Las compras estratégicas son una metodología que busca el ahorro de costes para una organización mediante la división de una tarea general compleja en otras tareas autónomas de manera organizada.
Esta metodología divide todo el apartado de las compras de una empresa en diferentes conceptos. Es decir, de una tarea general compleja aparecen diferentes tareas operativas con un enfoque en común.
No se trata de desglosar las tareas siguiendo un proceso. Más bien la división tiene que ver con los niveles jerárquicos de planificación o gestión. En el campo de esta metodología nos centramos en las decisiones operativas o estratégicas.
En continua reinvención, en la búsqueda de la eficiencia ya no se piensa tanto en el trabajo táctico a corto plazo sino que el enfoque va más al medio y, sobre todo, a las actividades estratégicas a largo plazo.
El objetivo final es la reducción de costos de los materiales, bienes y/o servicios adquiridos por una empresa. Hay que identificar las mejores oportunidades de compra, teniendo en cuenta tanto el coste como la calidad y minimizar el riesgo.
Tener una visión clara de la situación del mercado y sus innovaciones así como con una correcta selección de proveedores.
Tareas de las compras estratégicas
Vamos a ver una a una las diferentes tareas en las que se puede dividir las compras estratégicas.
1. Análisis de gasto
Quizá la más importante de cómo hacer compras estratégicas es hacer bien el análisis de gasto. Este apartado permite una visión clara de la composición del gasto de compras por la empresa.
Es, probablemente, también la tarea más básica, de la que surge todo lo demás. En este apartado se analiza el monto de gasto por cada categoría de productos, bienes o servicios. La primera parte del análisis debe ser tener claro 4 puntos:
- ¿Qué se compra?
- ¿Cómo se compra?
- ¿A quién se le compra?
- ¿Cuánto se le compra?
Los resultados obtenidos deberán utilizarse en el resto de tareas, ya que a partir de aquí se identificarán las oportunidades potenciales de conseguir mejoras.
En este apartado hay un concepto muy importante: el costo total de propiedad o TCO (Total Cost of Ownership).
Este concepto, desarrollado por el Grupo Gartner, indica que en las compras también hay una serie de costes ocultos hay que incluir para que el análisis de gasto sea real. Aspectos como el uso o el mantenimiento que también hay que tener en cuenta.
Entre otros el TCO analiza los costos por incumplimientos, la formación para el servicio de soporte, las fallas o periodos fuera de servicio o el control de calidad, entre otros, añadiéndolo al análisis de costes.
2. Análisis de proveedores
El análisis y evaluación de proveedores es otra parte fundamental de esta metodología. El equipo encargado de esta parte debe tener identificado todo el mercado de proveedores, conociendo las distintas opciones para conseguir ahorrar costes como las centrales de compras.
En este caso, el concepto clave es gestión de relaciones con los proveedores o SRM (Supplier Relationship Management). Se trata de una disciplina que busca mejorar la comunicación de la empresa con sus proveedores.
Para ello, deben compartir una metodología común, términos comerciales e información. Por supuesto, también entra el factor humano, debiéndose conocer y tener familiaridad entre ellos.
Se busca que los proveedores estén familiarizados con el negocio central de la empresa y sus productos. De esta forma se puede asegurar un proceso de suministro personalizado. En muchas ocasiones, esto se realiza con algún tipo de software específico.
Más allá del SRM, en el análisis de proveedores hay que conocer cómo funcionan y qué proveedores hay disponibles.
El objetivo es entender el mercado de oferta tanto a nivel local como nacional y global, dependiendo del ámbito de actuación de la empresa. De esta forma, el departamento de compras será consciente de las barreras que puede haber en el mercado, la competencia, el tamaño del mismo o la posibilidad de encontrar proveedores sustitutos.
3. Desarrollo de herramientas tecnológicas
Otro apartado de las tareas de las compras estratégicas es el desarrollo de herramientas tecnológicas.
Se trata de la identificación o puesta en marcha de nuevas tecnologías que han más eficiente el proceso de compras. No se trata únicamente de comprar más barato sino de reducir los tiempos de ciclo o los procesos humanos (que tienen un coste asociado) de todo el proceso de compras.
En la actualidad, hay diferentes procesos tecnológicos centrados en el B2B (Business to Business), el P2P (Purchasing to Payables), las subastas electrónicas, etc… Tener un modelo de gestión de compras estratégicas informatizado, tanto a nivel interno como en la relación con proveedores, puede suponer un gran ahorro global.
Gracias a las herramientas tecnológicas se podrá analizar la información disponible de forma automática. También se podrá delegar tareas o eliminarlas sino aportan valor así como diferentes formas de automatización. Entre otras opciones, los portales de proveedores, las plataformas de compra online o la de Business Intelligence pueden suponer una verdadera diferencia en el día a día del departamento de compras.
4. Definición de patrones repetitivos
Otra de las claves de todo el proceso de análisis es tener identificados las actividades recurrentes. Estos patrones repetitivos son los que se podrán automatizar o buscar fórmulas más fáciles para lograr el ahorro.
Igualmente importante es identificar diferentes proyectos de ocurrencia única. Es decir, compras o situaciones que no se vayan a repetir en el tiempo pero que se puedan dar o se hayan dado.
Gracias a las herramientas de administración de proyectos de la empresa, se podrán optimizar una vez identificadas, dándole la importancia que tenga para el resultado final. Se trata también de priorizar aquellos procesos o actividades más comunes al ser las que generarían un mayor valor adicional una vez optimizadas.
5. Definición de estrategia de compra
Para llegar a esta tarea es necesario que las anteriores ya se hayan realizado. Una vez que se conocen las oportunidades -y también los posibles riesgos- de los diferentes escenarios de compra hay que tomar decisiones.
En este caso, las decisiones probablemente tengan que salir del área de compras e involucrar también a la dirección de la empresa. En conjunto, habrá que establecer las mejor estrategia de compra para la empresa, asegurándose de disponer del soporte de toda la compañía.
La retroalimentación con otros departamentos es fundamental en este punto porque hay que cerrar los tiempos de entrega, la demanda actual y la que se espera próximamente, así como la posibilidad de que haya picos, las formas de pago, etc…
Con esta información, el departamento de compras puede optimizar su relación con proveedores y asegurarse que los mismos podrán hacer frente a las necesidades esperadas por la gerencia.
6. Gestión de contratos corporativos
El siguiente paso es la gestión de contratos corporativos. Aunque es una de las partes más pesadas de cómo hacer compras estratégicas, es también fundamental porque es donde se va a reflejar todo el trabajo realizado en el resto de tareas.
Básicamente, estamos ante la etapa en el que se cierran los contratos con los proveedores. Es, por tanto, el objetivo último de las compras estratégicas. Tener cubiertas todas las necesidades de la corporación con contratos favorables a la misma.
En la negociación, es importante negociar todo junto para tener una mayor fuerza de negociación. Para asegurarla, en muchas ocasiones interesa contactar con consultoras de compras como Smart Buys que puedan ofrecer mejor precio en determinadas partidas como seguros, electricidad, etc…
Sea como sea, la negociación debe conllevar una gran preparación. El departamento de compras debe entender de forma profunda sus productos, bienes o servicios, la situación del mercado y la de sus proveedores.
Para que el proceso sea realmente satisfactorio hay que buscar un acuerdo beneficioso pero que también sea justo para el proveedor. Solo con un enfoque que permita un win-win, se podrán establecer relaciones duraderas a largo plazo con los mismos en el que se pueda exigir un mayor compromiso.
Los clientes internos y otras áreas de la empresa deben ser parte del proceso de preparación de los contratos. Con ello, se evita que ningún aspecto importante quede fuera de la negociación final.
De la misma manera, debe haber una retroalimentación con el departamento de compras en las fases de desarrollo de productos, bienes o servicios. De esta manera el departamento podrá aportar su conocimiento específico sobre materiales, costes o posibilidades de entrada, identificando debilidades y fortalezas desde el inicio.
7. Desarrollo de proveedores
Esta tarea es paralela al resto del proceso de compras estratégicas. Cuando hablamos de desarrollo de proveedores nos referimos al trabajo conjunto con los mismos para mejorar los servicios o productos ofrecidos.
Dependiendo del producto o servicio, se trata del desarrollo de nuevos materiales, productos o incluso habilidades que mejoren la calidad o el coste de los mismos y permitan a la empresa crecer a un nuevo nivel.
Este apartado también está contemplado dentro del SRM del que hablamos en el segundo punto. La idea es el desarrollo de forma constante de nuevas capacidades o productos o, simplemente la reducción del precio de la cadena de suministro gracias a la optimización conjunta de los procesos.
8. Conclusiones y cálculo de ahorros
Para acabar, hay que estudiar las conclusiones y comprobar cuál ha sido el cálculo de ahorros gracias a la metodología de las compras estratégicas.
Estos indicadores de medición de ahorro deben haber estado definidos desde el principio, siguiendo los objetivos SMART. De esta manera se podrá monitorizar la consecución de los mismos en cada etapa y ver si se ha logrado un ahorro considerable.
En conclusión, se busca una obtención de ahorros pero también una mejora de la eficiencia y de la comunicación con proveedores y otras áreas de la empresa.
Si quieres ahorrar en tu empresa, consulta con nosotros sin compromiso. Podemos ayudarte.
