Hace unos días te contábamos qué es un mapa de experiencia de empleado y hoy queremos dar un paso más. Para ello, vamos a explicarte cómo hacer un mapa de empleado, paso a paso.
Recuerda que también has podido oír hablar del mapa de empleado como mapa de experiencia de empleado, mapa de talento, mapa de viaje del empleado o por su nombre en inglés employee journey map.
Cuando oigamos cualquiera de estos términos es importante entender que hablamos de lo mismo. En castellano aún no hay un consenso sobre qué termino utilizar y en cada compañía se pueden utilizar cualquiera de ellos.
Independientemente de ello, los pasos para saber cómo hacer un mapa de empleado son los mismos.
En este artículo no solo te vamos a explicar cómo hacer el mismo, sino también qué es, las herramientas que podemos utilizar y algunas fórmulas para conseguir una mejor experiencia para el trabajador, según nuestra experiencia como consultora.
Definición del mapa de empleado
Para definir el employee journey map, vamos a recurrir a la definición de la Fundación Factor Humá en su último estudio al respecto.
“El mapa de talento es una herramienta de gestión y planificación estratégica de las necesidades de talento que tiene una organización mediante la evaluación y los planes de desarrollo”
Por tanto, podemos señalar que para que un mapa de talento funcione se requiere planificación y una posterior evaluación para ver si lo planificado se está cumpliendo.
Lo más importante que hay que tener en cuenta es que el mapa de empleado debe ser personalizado. Cada nueva incorporación a la empresa requiere de una actualización del mapa de viaje.
Como dijo David Smith en Workforce of one:
Es un error tratar a los profesionales como si fueran todos iguales, dado que poseen capacidades, necesidades de carrera y formas de aprender diferentes.
Teniendo esto en cuenta, podemos comenzar a explicar cómo hacer el mapa de empleado paso a paso.
Detectar el talento que requiere la empresa
El primer paso para hacer esta herramienta de RRHH es pensar en las necesidades internas de la compañía. Dependiendo de la cultura de la empresa, las habilidades requeridas serán también diferentes.
Es crucial separar las hard skills de las softs skills. Las primeras son las habilidades más técnicas que se requieren para un puesto en concreto.
Conocimientos fundamentales para el desempeño de un puesto de trabajo como puede ser el manejo de un software o una herramienta determinada.
Las softs skills, sin embargo, son habilidades más generales y completamente transversales. Liderazgo, trabajo en equipo, empatía, capacidad de aprendizaje o de trabajar bajo presión, son algunos ejemplos de softs skills.
Según la cultura de la empresa y el ambiente que queramos fomentar será importante tanto definir las competencias requeridas como las habilidades necesarias para cuadrar con los empleados actuales.
Averiguar el talento del que se dispone
El siguiente paso corresponde al estudio del personal que se tiene en la misma compañía.
A la hora de hacer un mapa de talento hay que estudiar quienes forman parte de la empresa, qué habilidades y conocimientos tienen y qué objetivos buscan para sus carreras.
Hay que analizar la situación de cada empleado de forma personal. Apuntar la situación de cada uno para tener en cuenta qué puntos fuertes y debilidades tiene cada uno y en qué pueden aportar.
Es posible que haya empleados que tengan habilidades que no conocíamos o que puedan ser perfectos para un nuevo puesto que aún no se haya implementado.
Igualmente si para un puesto se requiere una serie de soft skills que tiene un empleado pero le falta algún conocimiento, se puede conseguir mediante planes de formación bonificados.
En el siglo XXI ser capaces de adquirir nuevos conocimientos es imprescindible ya que los puestos de trabajo se están transformando a velocidades vertiginosas.
Cada vez hay más puestos nuevos e incluso estos se quedan obsoletos rápidamente.
Estudiar la relación puesto-persona
En tercer lugar, una vez que ya tenemos definidos los puestos de trabajo y perfiles requeridos y los existentes en la empresa hay que comenzar a cruzarlos.
De esta forma, sabremos si tenemos todas las posiciones cubiertas o es necesario captar nuevo talento.
También si las posiciones están cubiertas por las personas adecuadas. Puede que descubramos que hay personas con un perfil ideal para una posición diferente a la que ocupan.
En cualquier caso, se trata de una primera aproximación ya que en el siguiente punto tendremos que estudiar en profundidad las necesidades de cada empleado.
En este punto también interesa realizar nueva contratación en caso de que sea necesario o entre en los planes de la empresa, ya sabiendo el perfil que se requiere a la perfección.
Elaborar los planes de desarrollo
Por último, hay que elaborar planes de desarrollo para cada empleado.
Esto quiere decir que hay que analizar en profundidad no solo los perfiles de cada persona y el puesto que ocupan sino también cómo hacer que estén contentos y se desarrollen profesionalmente.
En este punto hay que lograr que los empleados no se sientan estancados y que vean que pueden progresar en supuesto de trabajo.
En muchas ocasiones se puede conseguir con promoción interna pero en otras también se puede lograr dando nuevas competencias acordes a sus intereses.
Igualmente habría que tener en cuenta si aspectos como la flexibilidad horaria, el teletrabajo o la utilización de nuevas metodologías como agile puede favorecer la satisfacción laboral del empleado.
El mapa de viaje supone crear un itinerario personalizado para el trabajador con una serie de destinos y metas que le ayuden a cumplir sus objetivos laborales.
Es importante que estas metas no sean demasiado espaciadas en el tiempo para así conseguir mantener la motivación.
En algunos casos, puede que estemos ante una persona que valore la estabilidad por encima de todo y que esté satisfecha con su puesto actual.
En este caso sería interesante que el empleado sea consciente que el departamento lo tiene en cuenta y que en caso de que quiera un cambio pueda pedirlo sin problema.
Este tipo de trabajadores suelen funcionar muy bien a largo plazo y especializarse profundamente en lo que hacen.
Los empleados que se convierten en puntales de la empresa a la hora de gestionar nuevas contrataciones, enseñar las dinámicas de la empresa y hacer que todo el mundo esté a gusto son tan importantes como los técnicos más especializados.
Supervisar los planes de desarrollo
Tan importante como hacer los planes de desarrollo personalizados según el capital humano de la compañía es su supervisión.
Hay que revisar que los itinerarios se cumplen y, a la vez, comprobar si tiene un efecto real en la empresa.
Para ello hay que ver si hay una mayor facilidad en la captación de talento o si aumenta la tasa de retención de talento.
En caso de que el plan no esté dando los resultados esperados, querrá decir que no se ha elaborado correctamente y habrá que hacer uno nuevo desde el principio.
Es importante tener en cuenta que la medición no solo debe ser cuantitativa sino también cualitativa. Para ello hay que hablar con los empleados y sacar conclusiones sobre cómo se sienten gracias al proceso y si lo ven como algo positivo.
Muchas veces nos pueden aportar sugerencias que ni siquiera nos hayamos planteado y que puedan ayudarnos a conseguir los objetivos.
Más información: 5 acciones para mejorar el clima laboral
Resumen del Employee Journey Map
En resumen, para hacer un mapa de viaje del trabajador necesitamos desarrollar cuatro puntos:
- Análisis de las necesidades de la empresa
- Situación actual de los empleados
- Relación entre necesidades y puestos de trabajo
- Planes de desarrollo del capital humano (hacer y supervisar)
Fórmulas para hacer el mapa de empleado
¿Qué software o programas podemos usar para hacer un mapa de empleado? La respuesta a esta pregunta dependerá de la forma de trabajar del departamento de Recursos Humanos.
Aunque hay una gran variedad de herramientas y metodologías que podemos utilizar, también hay quién prefiere el método analógico.
No hay ningún problema en realizar el mapa de empleado con folios o cartulinas, siempre y cuando tengamos en cuenta los puntos que tenemos que escribir.
Hacerlo lo suficientemente visual es parte de la clave de su funcionamiento. Por ello, usar herramientas de mapas mentales virtuales nos pueden ayudar. Algunas opciones son Coggle, Freedmind o iMind Map.
También algunas herramientas propias de RRHH tienen opciones para desarrollar tus propios mapas de empleados.
Si tenemos algún software especializado es bastante probable que tenga alguna funcionalidad específica que nos permita hacerlo.
Mejorar la experiencia de los empleados
En Smart Buys contamos con diferentes programas para mejorar la experiencia de los empleados de tu compañía y que tengan una mayor satisfacción laboral.
De esta forma podemos retener al talento y conseguir una mayor productividad.
Muchos de estos beneficios incluyen actividades de team building, mediante las cuales se pueden fortalecer los equipos o conseguir un mayor entendimiento entre los miembros.
Sin duda, otra de las mejores maneras de mejorar la experiencia de empleado es mediante programas de beneficios.
Estos programas en muchas ocasiones no suponen ningún tipo de gasto extra para la compañía y, sin embargo, puede mejorar la satisfacción del empleado de forma notable.
Y es que el salario es importante pero también hay otros beneficios conocidos como retribución flexible que pueden ser igualmente fundamentales para que el empleado se sienta querido, quiera quedarse y lo dé todo por la compañía.
