¿Sabías que los costes de impresión de papel representan de media entre un 1% a un 3% de los gastos totales de la empresa?
Sin embargo, hay fórmulas y hábitos laborales que te pueden ayudar a reducir esos costes.
Te ayudamos a descubrir cómo ahorrar costes de impresión con los siguientes consejos, hábitos y recomendaciones.
La impresión de papel más económica
¿Sabes cuál es la impresión más económica? La que no se realiza.
Por ello, debemos preguntarnos a la hora de imprimir: ¿es realmente necesario imprimir esto?
¿Cuántas veces has encontrado papel impreso en las impresoras que nadie ha recogido y que ha terminado directamente a la basura?
Para ayudarnos a decidir podemos plantearnos las siguientes cuestiones:
¿Estoy ante la última versión del documento que quiero imprimir?
¿Es necesario tenerlo impreso?
¿Puedo modificarlo, editarlo, compartirlo o visualizarlo sin necesidad de imprimir?
Dependiendo de las respuestas a esta pregunta sabremos si es o no necesaria la impresión de documentos.
Digitalizar todos los documentos posibles
Muchas empresas siguen entregando dosieres en papel a sus clientes.
Sin embargo, en pleno 2020 no tiene sentido. Todos los documentos deben estar digitalizados y así se deben entregar por defecto a clientes y empresas salvo que nos pidan lo contrario.
Es decir, digital por defecto, en papel solo si nos lo piden (o si la legislación lo establece así).
Utilizar un servicio de monitorización de la impresión
Se trata de una de las maneras más efectivas de conseguir ahorros en la impresión de papel en la empresa. La razón es sencilla, el servicio de monitorización de la impresión permite:
- Solicitar el tóner solo cuando se está acabando, por lo que no tenemos el armario lleno de tóners “por si acaso”.
- Nos informa de cuántas copias, qué tipo de copia y el coste de todo lo que imprime cada usuario. Esto hace que el usuario al sentirse “vigilado” imprima solo la necesario y estrictamente profesional, evitando las impresiones personales como fotos, libros, documentos personales, etc…
- Puede limitar el número de copias a realizar por cada usuario. Esta limitación se puede poner exclusivamente a determinados puestos de trabajo.
Sustituir impresoras locales por impresoras de red
Eliminar las impresoras de escritorio por equipos multifunción departamentales genera importantes ahorros.
Simplificas y ahorras en gastos de mantenimiento de los equipos, reduces los tipos de cartuchos de tóner, las impresiones son mucho más baratas, etc…
En definitiva, todo son ventajas.
Impresoras con liberación segura de impresión
Esto permite que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen posteriormente todas a la vez, cuando el empleado lo decida, evitando así calentar el tóner varias veces y ahorrando energéticamente.
Este sistema también permite ahorrar al permitir no imprimir documentos impresos por error o inacabados.
En caso de no tener el “sistema de liberación segura de la impresión” este ahorro también se puede generar utilizando la función “Vista Previa” del documento, con lo que nos daremos cuenta de errores antes de imprimirlo.
Conectar el modo de ahorro de energía
Otra clave es aprovechar el modo de ahorro de energía que tiene la impresora siempre que sea posible.
Aunque no se trate de un ahorro en la impresión de papel, si nos ayudará a gastar menos energía. La reducción en el consumo es notable a largo plazo.
Más información: Cómo ahorrar energía en la empresa
Imprimir solo las páginas que necesites
Muchas veces imprimimos el documento completo de una forma casi automática cuando lo que realmente necesitamos es una o varias páginas.
Esto suele pasar con los dosieres que llevan tablas de datos o con sentencias y documentos legales. Otro ejemplo clásico son las portadas de los documentos y los anexos, ¿realmente los necesitas imprimir?
Imprime solo las páginas que necesites, no el documento al completo.
Imprimir en blanco y negro por defecto
Imprimir en color es 6 veces más costoso que una impresión en blanco y negro. Por ello, la impresora debe estar configurada por defecto en impresión en blanco y negro.
Te has preguntado ¿si todo lo que imprimes en color aporta algún valor? La respuesta es generalmente no.
Por ejemplo, ¿cuántos emails imprimes en color dónde lo único a color es la firma del remitente?
Configurar por defecto la calidad borrador
Otra manera de ahorrar costes de impresión es reducir la calidad con la que imprimes utilizando la opción más adecuada en cada ocasión.
Configura la impresora por defecto en calidad borrador. Esto alargará la vida del tóner, por lo que los costes de impresión se reducirán, ya que se utilizará menos tinta.
Por supuesto, en caso de que sea un documento para un cliente o requiera una mayor calidad, puedes modificarlo antes de enviarlo a imprimir.
Imprimir a doble cara
Muchos de los documentos que se imprimen en la oficina son para uso interno y la mayoría de las impresoras del mercado realizan de manera automática la impresión a doble cara.
Si la tuya no lo hace, confígurala para que imprima a doble cara por defecto. Gastarás la mitad de papel.
Usar papel de calidad media-baja por defecto
Habitualmente disponemos de un sólo tipo de papel para imprimir todos los documentos, a pesar de que las impresoras tienen varias bandejas de papel para diferentes tipos.
Solo los documentos que entregamos a los clientes deben imprimirse en papel de alta calidad.
Pon papel de calidad media-baja en la bandeja de impresión por defecto.
Más información: Tipos de papel para imprimir
Utilizar tipografías de bajo consumo
Otro de los trucos para el ahorro en la impresión de papel es utilizar tipografías de bajo consumo de tinta.
No todas las fuentes de texto gastan la misma tinta aunque no lo tengamos en cuenta. Algunas tipografías permiten ahorrar tinta gracias a que tienen un diseño más estilizado.
Por ejemplo, si cambias el tipo de letra de Times New Roman a Garamond puedes ahorrar 24% en el consumo de tinta.
Te indicamos las que menos consumen:
- Brush Script
- Century Gothic
- Courier
En resumen, si las empresas llevasen a cabo una política óptima gestión podrían ahorrarse entre un 10 y un 30% de sus costes de impresión.
