Las mejores herramientas para el teletrabajo pueden hacer que esta nueva etapa sea tan productiva como el trabajo en la oficina. Saber organizarse bien con las herramientas adecuadas permitirá una mejor gestión de las tareas sin poner en peligro la seguridad de los trabajadores.
Ya sea con la adopción de medidas de prevención para el coronavirus o con la instauración del teletrabajo, lo que está claro es que nada volverá a ser cómo antes. Ya hemos hablado de ventajas e inconvenientes del teletrabajo, pero en ocasiones ni siquiera se pueden valorar.
Cualquier empresa, haya optado o no por esta solución, debería prepararse. No es solo que sea una de las tendencias en recursos humanos para el 2021, es que mientras que no haya vacuna contra la COVID-19, puede haber nuevas medidas que fuercen a teletrabajar.
Aprender a hacer reuniones online y a usar herramientas para el teletrabajo permitirá que pase lo que pase la empresa continúe su curso. Es, además, una forma de endomarketing y de mejorar la experiencia de empleado.
Con esta situación, la mayor parte de los mismos prefieren teletrabajar y ya sabemos que trabajadores más contentos son también empleados más productivos.
Por ello, hemos seleccionado las 10 herramientas de teletrabajo más útiles para que empleados y empleadores estén a gusto en la nueva situación.
Top 10 herramientas de teletrabajo
1. Slack
Lo más importante a la hora de teletrabajar es poder mantener la comunicación como si estuviéramos en la oficina. De entre todas las opciones, quizá la más interesante sea Slack.
Slack es un chat grupal, pero destaca entre otras opciones por sus formas de clasificación. Podemos tener diferentes grupos de chat para trabajar cómodamente con nuestros compañeros de trabajo en tiempo real.
En este sentido, se puede hacer un chat específico de departamento, otro de proyecto, de grupos de trabajo, etc… Una manera de que toda la información que interese a un grupo determinado de personas esté en dicho grupo de forma rápida y cómoda.
Con aplicación para smartphone, se puede usar también desde escritorio, con un funcionamiento fácil y sencillo gracias a su etiquetado.
La mayor ventaja de Slack frente a otras opciones es sus diferentes opciones de integración. Por ejemplo, puede integrarse perfectamente en Skype, Google Drive, HubSpot o Dropbox.
Otra opción que no hay que descartar es WhatsApp. La ventaja de WhatsApp es que todo el mundo la tiene y no necesitará tener una aplicación diferente. Además, suele ser la manera más común de hablar con clientes. Si no necesitas muchos grupos o compartir documentos, también se puede utilizar perfectamente.
Menos populares pero también tan útiles como Slack podemos encontrar otras aplicaciones como Spike, Microsoft Teams, Yac y Rocket Chat.
2. Trello
Trello es una de las herramientas para el teletrabajo más populares desde hace años. Básicamente estamos ante un organizador de tareas para los miembros de un equipo de trabajo.
Funciona de manera muy intuitiva y permite clasificar los proyectos con distintas etiquetas. Estas etiquetas serán diferentes según la importancia de las tareas o el equipo. Igualmente, se puede adjuntar a cada una archivos, enlaces, fechas de vencimiento y otros datos.
Igualmente, permite ver de un único vistazo cómo se encuentra un proyecto. Si una tarea está en proceso, si se ha terminado, si hay que revisarla o si, por el contrario, todavía no se ha empezado con ella.
Se trata de una aplicación muy flexible y visual. Además, cuenta con un robot llamado Butler que automatiza los flujos de trabajo, consiguiendo un ahorro de tiempo y una mayor productividad.
Como en el caso de Slack, Trello se puede integrar con otras aplicaciones. Algunas de ellas son el mismo Slack, Dropbox, Invision, Zapier o Google Drive.
3. Skype
Tener un chat o un programa de gestión de proyectos está muy bien pero muchas veces es mejor hablar las cosas cara a cara. Para ello podemos usar distintos programas de videoconferencia. En este caso recomendamos Skype por ser el más popular. ¿Qué decir de Skype que no se haya dicho ya?
Con una opción gratuita y una versión profesional, no solo es un programa de vídeo sino que también se pueden compartir documentos con Google Docs o compartir pantalla, muy recomendable si vamos a realizar una presentación.
Además, la versión empresarial cuenta con integración con Microsoft Office, teniendo muchas más opciones disponibles.
Si estamos usando Google Drive u otras herramientas de Google habitualmente, en vez de Skype nos interesa Google Meet que permite reuniones de hasta 50 personas con una gran calidad. Incluso pueden acudir personas a la reunión que no cuenten con cuenta de Google accediendo a través de un link.
Otras opciones para realizar videollamadas en grupo son Gruve, Jitsi.org o Zoom.
4. Loomio
Loomio es otra de las herramientas para teletrabajar más interesantes. En este caso se trata de una herramienta destinada únicamente al campo de tomar decisiones.
Para utilizarla hay que invitar a los distintos usuarios a la herramienta y crear un debate o discusión. Ahí cada uno puede exponer sus puntos de vista y finalmente pueden tomar decisiones al respecto.
Una de las ventajas que tiene es que no es necesario que todo el mundo esté online a la misma vez. Los distintos usuarios pueden entrar cuando quieran y participar. Teniendo en cuenta que entre los beneficios para empleados del teletrabajo está el horario flexible, hace que esto no sea un problema en la toma de decisiones.
Según cómo configuremos cada debate, el usuario podrá responder a las propuestas de diferentes maneras, pudiendo añadir opción de bloqueo de las mismas. Además, podrá aceptar, rechazar o abstenerse de la votación.
De esta forma se pueden seguir tomando decisiones democráticas o por consenso cuando se requieran sin que los diferentes horarios de trabajo supongan ningún problema. También es muy útil para equipos de trabajo deslocalizados o situados en diferentes países.
Otra opción parecida pero bastante más simple es Doodle.
5. Toggl
Mientras que en la oficina estamos habituados a tener determinadas rutinas, hacerlo en casa es más complicado. Podemos perder más tiempo en otras tareas y no tener controlado cuánto le dedicamos a cada proyecto.
Para solucionar esta problemática ha nacido Toggl. Esta herramienta para el teletrabajo permite controlar el tiempo que le dedicamos a cada tarea o proyecto de manera muy sencilla. Simplemente comenzamos a contar cuando comencemos con la tarea y paramos cuando terminemos o pasemos a otra.
De esta manera, es muy sencillo averiguar, por ejemplo, cuánto de trabajo diario nos supone responder emails o qué aspectos nos llevan más tiempo, permitiéndonos organizar mucho mejor el mismo. Se trata de una herramienta muy sencilla y que además es clave para mejorar la productividad.
Diseñada en Estonia, el país líder en teletrabajo, es perfecta para equipos que trabajan a distancia pudiendo ver también cuánto tiempo dedica cada miembro a un proyecto común.
Otra opción muy parecida es RescueTime.
6. Sesame
Si Toggl era la herramienta perfecta para que el trabajador organice su propio trabajo y controle sus horas, Sesame es perfecta para aquellos jefes controladores que aún no están convencidos de las bondades del teletrabajo y creen que sus empleados van a hacer otras cosas en horario laboral.
Se trata de una herramienta diseñada para controlar el horario de la jornada laboral. Al funcionar a través de geolocalización, puedes comprobar que el empleado esté en su puesto de teletrabajo las horas que deban dedicarle.
De esta forma, tendrás la certeza de que se hayan en su puesto y que no se han ido a la peluquería, al bar o al supermercado.
Es muy recomendable en los casos en los que los trabajadores tengan flexibilidad laboral y hagan horarios diferentes. Así podrás comprobar si a pesar de los horarios están dedicándole el tiempo requerido a la compañía.
Sesame cuenta con diferentes sistemas de fichaje, de control de horas extras y de planificación y elaboración de turnos, siendo también muy útil para el departamento de Recursos Humanos.
7. TINYpulse
Uno de los problemas que puede traer el teletrabajo es la dificultad de medir la satisfacción de empleado. En este sentido, tener un buen employer branding laboral se vuelve imprescindible. Hacerlo y retener el talento sin ver a diario a los trabajadores puede ser bastante complicado.
Para hacer frente a esta problemática aparece TINYpulse, una herramienta centrada en el registro de la satisfacción de empleados.
En un momento en el que la manera de relacionarse con los jefes, los proveedores, clientes o los propios compañeros ha cambiado, es importante tener un registro de lo que está pasando si no queremos evitar que se dispare el ratio de abandono del puesto de trabajo.
Esta aplicación genera diferentes encuestas de satisfacción de empleados, con lo que saber en cada momento cuál es el ánimo de los mismos y que se podría hacer para que estén más satisfechos.
Una forma muy fácil de conseguir que todos estén satisfechos y remando en el mismo barco.
8. Muzzleapp
Generalmente, si usamos estas herramientas para el teletrabajo, tendremos muchas notificaciones en nuestro ordenador. Un nuevo chat en Slack, una llamada en Google Meet, una petición de FaceTime, etc…
Sin embargo, si estamos en una reunión online o, simplemente, necesitamos concentrarnos al 100% en la tarea que realizamos, estas notificaciones pueden suponer un verdadero quebradero de cabeza.
Para solucionarlo apareció Muzzleapp. Con esta herramienta no tendrás ningún tipo de interrupción mientras compartes la pantalla. Puedes configurarlo para verlo tú, pero las otras personas que estén viendo tu presentación no lo harán.
Esto es especialmente útil si tienes una reunión con un cliente y algún compañero quiere darte algún consejo o corrección. Tú lo verás pero no el cliente, con lo que podrás evitar quedar mal.
De momento solo hay versión para Apple y no es compatible con Skype. Si lo es con Slack, FaceTime, Google Meet, bluejeans, Google Hangouts y Join.me.
9. Asana
Volviendo a la gestión de proyectos, tenemos que hablar de Asana. Una de las herramientas para el teletrabajo más populares junto a Trello, de la que te hablábamos en el punto 2.
Aunque comparte funcionalidades con Trello, se diferencia por su diseño, menos básico que Trello y mucho más visual. Además, también cuenta con una versión gratuita muy completa, útil para casi cualquier empresa.
Puedes asignar tareas, etiquetarlas, poner fechas límites, adjuntar archivos y colocarlas en las diferentes etapas.
Por otra parte, te coloca por orden las tareas que tienes que hacer, de manera que nada más entrar puedas ver cuáles son tus prioridades para ese día, avisándote también si la fecha límite se acerca. Su uso de los colores la hace más dinámica que otras opciones, generando una mayor satisfacción en el usuario.
Otras opciones para la gestión de proyectos son Todoist, Google Task o Taskify.
10. Google Drive
Por último, tenemos que hablar de Google Drive. Esta herramienta en la nube permite compartir archivos y carpetas desde cualquier dispositivo con todo el equipo de trabajo.
Esto permite, por ejemplo, que dos personas estén trabajando en el mismo documento de texto u hoja de cálculo a la vez. También que se pueda compartir en un momento un archivo de mucho peso, que no se podría enviar por correo electrónico.
Igualmente, permite la invitación a personas, que pueden ser ajenas a tu organización, a editar o ver un documento concreto o una carpeta, sin tener que darle acceso al resto.
Aunque la versión de pago tiene un mayor espacio, con la versión gratuita se obtienen 15GB de espacio sin coste, que para muchos empleados puede ser más que suficiente.
Otras opciones similares son Dropbox, OneDrive o WeTransfer para enviar archivos.
