El departamento de compras es el corazón de muchas pequeñas y medianas empresas.
Optimizar este departamento es una de las necesidades más claras de cualquier PYME que quiera sobrevivir en un ecosistema empresarial tan cambiante como el actual.
Aunque en cualquier gran empresa son conscientes de la importancia crucial de este departamento, en muchas PYMEs aún no se tiene en cuenta su papel primordial como columna vertebral de una empresa.
Es común ver sus funciones diluidas dentro de otros departamentos como el de marketing, el de finanzas o contabilidad.
En otros muchos casos, ni siquiera existe este departamento sino que todos los anteriores se unen dentro de un departamento más amplio de administración.
Sin embargo, por poco que crezca la empresa, la necesidad de tener un departamento de compras o, al menos, un responsable de compras independiente, se va haciendo imprescindible.
Este departamento o profesional debe forma parte de la planificación corporativa a alto nivel, diseñando costos de ingeniería inversa y explorando nuevas alternativas, ya sea para ahorrar en precio o para ganar en calidad (y si son las dos, mejor).
¿Qué es el departamento de compras?
El departamento de compras es el departamento de una organización dedicado a que los suministros y materias primas estén acordes con sus necesidades, dentro de unos precios y plazos asumibles y con la calidad suficiente.
Objetivos del departamento de compras
Entre los objetivos del departamento de compras tenemos que señalar reducir costos, controlar los niveles de inventario, hacer los contratos y establecer relaciones con los proveedores.
Vamos a desarrollar cada objetivo por separado.
Reducir costos
El objetivo más importante de cualquier departamento de compras es asegurar siempre los suministros y las materias primas. Sin ellas las empresa se para. El segundo, conseguirlo al menor coste posible.
Tras los gastos en nóminas, las compras son el segundo gasto más amplio de la mayoría de las empresas.
El departamento tiene que conseguir reducir al máximo los costes de generar el producto o servicio de la empresa sin que la calidad se ponga en riesgo.
Se trata de lograr un aumento en la productividad y una mayor rentabilidad de las operaciones.
Más información: Cómo reducir los costos en compras de tu negocio
Controlar los niveles de inventario
Otro objetivo principal de este departamento en controlar los niveles de inventario.
En este sentido, es fundamental asegurar la continuidad del stock, ya sea con repuestos suficientes, poder actuar frente a roturas o cambios notables en el mercado.
Esto es especialmente importante cuando se trabaja con materiales perecederos. El correcto control de los niveles de inventario es lo que evitará perdidas a la empresa.
Cuando hablamos de inventario tenemos que señalar que no solo hablamos de lo relacionado con el producto o servicio que preste la organización, sino también con sus propias necesidades de material para su propio funcionamiento.
En este sentido, trucos como el uso de marcas blancas para empresas puede suponer un ahorro notable y ayudar a lograr los objetivos.
También en este apartado se incluye el enviar a los clientes los productos en los plazos correctos.
Hacer y revisar los contratos
Una de las partes más duras o pesadas del departamento de compras es controlar que todos los contratos con los proveedores para la adquisición de materiales sean correctos.
En este sentido, se requiere perfiles con un amplio conocimiento de la legislación comercial, que puedan encontrar los contratos más ventajosos para la empresa.
El objetivo del departamento es que cada contrato se adecue a la perfección a las necesidades concretas de la producción, así como estar cubiertos ante posibles incidencias.
Igualmente, son los encargados de comprobar que las especificaciones técnicas que se hayan acordado se cumplan correctamente.
Contar con los contratos de suministros adecuados es fundamental para cualquier empresa, sea grande o pequeña. En los mismos tienen que incluirse las posibles penalizaciones por su incumplimiento.
Las grandes empresas, por motivos de seguridad y continuidad del negocio, siempre deben tener varios proveedores del mismo producto o, al menos, tener evaluado un proveedor de sustitución por si el proveedor actual falla.
Los contratos deben revisarse cada cierto tiempo para saber si se está comprando bien. Puede haber salido un producto mejor o que el mismo producto haya pasado a ser más económico con otro proveedor.
Contar con buenas relaciones con los proveedores
Los proveedores no son parte de una compañía pero la labor de la empresa depende al 100% de ellos.
Si un proveedor cierra y no tenemos una alternativa preparada que responda a tiempo, podemos tener serios problemas en mantener nuestros productos o servicios.
Los proveedores serán también los que tengan que respondernos a tiempo cuando haya un pico de demanda o los que tendrán que darnos flexibilidad cuando ocurra lo contrario.
Tener proveedores con los que se mantiene una buena relación y que respondan a las distintas incertidumbres con eficacia es otro de los objetivos fundamentales del departamento de compras.
Una vez que se firma el contrato de colaboración, el proveedor y la empresa pasan a ser aliados.
En ocasiones, la relación con proveedores puede estar externalizada en una central de compras, en cuyo caso este punto será objetivo de dicha central y no del departamento.
Trucos para optimizar el departamento de compras
Teniendo claros los objetivos, ¿cómo podemos mejorar el funcionamiento de un departamento de compras? Esto es una de las mejores cosas que hacer cuando una empresa tiene pérdidas.
Centrales de compras
El primer truco es buscar la manera de mejorar la negociación con proveedores. Si queremos hacerlo gracias al volumen, la manera perfecta es contar con una central de compras y servicios.
Al acumular los pedidos de distintas empresas, estas centrales tienen un mayor margen de negociación, consiguiendo precios muy inferiores a los que la empresa podría lograr por si misma.
Además, se trata de compañías que conocen el ecosistema empresarial, habiendo realizado previamente la evaluación de proveedores y encontrado las mejores opciones.
Buscar proveedores de forma continua
En caso de que prefiramos trabajar con los proveedores desde el departamento, es importante señalar que se trata de un trabajo continuo.
No solo hay que buscar nuevos proveedores que nos ofrezcan más calidad o mejores precios, sino también establecer un protocolo de evaluación de proveedores.
De esta manera tendremos una medición objetiva de su rendimiento.
También es trabajo del departamento de compras tratar de impulsar las innovaciones de material. Hacer que el material que recibamos vaya mejorando y adaptándose a los tiempos es muy importante.
Igualmente, es importante hacer reevaluaciones de los precios del proveedor, teniendo en cuenta la situación del mercado en cada momento.
Como es un proceso costoso y laborioso, muchas empresas recurren a consultoras de compras como Smart Buys, que cuentan con cuadros de proveedores actualizados y optimizados.
Hacer un diagrama de flujo
Otro de los trucos que más nos van a ayudar es hacer un diagrama de flujo del proceso de departamento de compras.
En este diagrama hay que establecer todos los pasos que se realizan desde que se realiza la compra hasta que el producto sale. También es efectivo en el caso de que tengamos ofrezcamos servicios, al hacer el flujo con los productos necesarios para que dicho servicio se desarrolle.
Tras hacer el diagrama de flujo hay que definir cada uno de los protocolos para cada parte y evaluar su cumplimiento, así como maneras de mejorar el rendimiento.
Con este tipo de diagramas también es bastante sencillo lograr una reducción de plazos internos y de gestión del stock. Conseguir plazos más rápidos ayudará a que los procesos de la empresa sean más eficientes.
Hacer una previsión de ventas con variables complejas
Otro aspecto fundamental que puede ayudar a optimizar el funcionamiento del departamento de compras es añadir variables complejas a la previsión de ventas.
Cuánto más variables contemplemos y más hipotéticos escenarios más fácil será poder hacer un plan de actuación para cada uno de ellos.
En una empresa, la improvisación es el enemigo del rendimiento y en el Departamento de Compras, la improvisación cuesta mucho dinero. Por lo tanto, tener una previsión de compras respaldada por una previsión de ventas compleja nos ayudará a afinar al máximo con los proveedores y reducir gastos.
En este sentido hay que recordar que aún en el caso de contar con una central de compras, la previsión de compras y de ventas es cosa de la compañía.
Es decir, a la central de compras se le presenta directamente unas necesidades concretas de material y la central las consigue al mejor precio.
Sin embargo, determinar cuánto material se necesita (y acertar con ello) es un proceso interno que se debe hacer en el propio departamento.
Afortunadamente, con una buena previsión de ventas si disponemos de un diagrama de flujo hecho correctamente la previsión de compras no será un problema.
Mejorar la comunicación entre departamentos
Por último, hablamos de una mejora transversal pero fundamental para el funcionamiento de una empresa.
Todos los departamentos y, especialmente el de compras, necesitan poder comunicarse entre sí para poder hacer bien su trabajo.
La comunicación es indispensable para poder detectar las necesidades correctamente y hacer los pedidos que se requieran en cada departamento.
Por ejemplo, una comunicación continua entre el departamento financiero y el de compras es fundamental ya que es el que establece el presupuesto y tesorería disponible.
Si el departamento financiero no es consciente de los costes reales requeridos o de dejar algún remanente para posibles imprevistos, el resultado ante un problema puede ser devastador.
Otra relación obvia es la que se debe tener con el departamento comercial, encargado de la previsión de ventas. Sin saber las ventas que se estiman que se van a producir no se puede pedir suministros a los proveedores.
En las empresas más grandes, la relación con recursos humanos también es importante, especialmente en lo relacionado con aumento de la mano de obra en situaciones especiales que se puedan prever y dotar al nuevo personal de todo lo necesario para producir desde el primer momento.
En definitiva, el departamento de compras debe estar integrado con el resto de departamentos. No se trata de un compartimento estanco sino que necesita retroalimentación del resto para poder ofrecer los mejores resultados posibles.
