El control de gastos para PYMEs es uno de los objetivos principales de cualquier pequeña o mediana empresa.

Los recursos de cualquier organización son limitados y enfocarlos correctamente es la diferencia principal entre el éxito y el fracaso. Como empresarios, saber aplicarlos correctamente es una de las primeras lecciones que debemos aprender.

Saber en qué invertir y en qué campos se pueden conseguir unos resultados perfectos ahorrando dinero, es una de las claves que han convertido PYMEs en grandes empresas a nivel global.

Cada negocio es un mundo y hay características que dependen de su mercado y su producto y servicio. Sin embargo, hay muchos otros lugares comunes en los que todas las PYMEs pueden aplicar su control de gastos y mejorar sus cuentas al final de cada ejercicio.

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Repasamos 10 aspectos donde aplicar el control de gastos en una PYME y ahorrar significativamente:

1. Analizar la situación con una consultora de compras

El primer paso para aplicar cualquier política de ahorro es tener un diagnóstico. Contratar a una consultoría de compras como Smart Buys nos ayudará a identificar cuáles son los aspectos susceptibles de mejora.

Esto es importante también por aquellos aspectos más específicos del negocio, en el que las soluciones generales no tienen por qué aplicar. Dependiendo de a lo que nos dediquemos y del tamaño de la organización habrá soluciones que podremos o no implementar.

Tras hacer el análisis en profundidad por parte de expertos de la situación de la empresa, será más sencillo calcular cuánto podremos controlar nuestros gastos y sanear nuestras cuentas en el futuro.

Más información: 10 beneficios del servicio de consultoría para PYMEs en compras

2. Agrupar compras en una central de compras

Unirse a una central de compras es otra de las decisiones más inteligentes que podemos tomar si queremos reducir nuestros gastos.

Estas empresas independientes compran materiales, suministros y contratos de servicios al por mayor, logrando un mayor margen de negociación con las empresas proveedoras. Esto se traduce en precios muchos más bajos para la PYME.

La central de compras ofrece a todos sus socios unas condiciones mucho más ventajosas, consiguiendo ahorros que pueden llegar al 25 o el 30% en algunos productos.

Desde la celulosa y el material de oficina a los desfibriladores para empresas o los contratos de seguros y telefonía, hay diferentes campos en los que poder aunar fuerzas y lograr precios mucho más económicos a corto y largo plazo.

Más: Central de compras y servicios: funciones, ventajas e inconvenientes

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3 Revisar impuestos con una asesoría

Los impuestos son cada vez más complejos. Hay una serie de bonificaciones y deduciones que en muchas ocasiones pueden pasar desapercibidas.

Ayudas locales y autonómicas para el pago de los mismos. Contar con un experto asesor fiscal que te explique las diferentes opciones disponibles y evitar que pagues de más puede resultarte muy rentable a largo plazo.

Necesitamos a un profesional que esté al día de los diferentes cambios que se produzcan en la legislación y al que no se le pierdan ayudas o bonificaciones a las que no podamos acoger para pagar solo lo que nos corresponde.

Con una buena planificación fiscal, podremos ahorrar bastante dinero cada año.

Consulta bonificaciones y deduciones en el portal de la Agencia Tributaria.

4 Renegociar el contrato de prevención de riesgos laborales

El contrato de prevención de riesgos laborales es obligatorio para todas las PYMEs e incluso para algunos autónomos. No contar con un plan de prevención de riesgos laborales puede suponer multas e incluso responsabilidades penales en los casos más extremos.

Un contrato bien negociado puede suponer una media del 13% de ahorro anual con un Servicio de Prevención Ajeno.

Además, contar con medidas concretas y efectivas de PRL supone un ahorro en otros campos al favorecer la salud de los empleados y reducir las bajas laborales por estos motivos.

En este aspecto, cambiar las sillas o las pantallas de ordenador que usan los empleados puede ser una inversión con un retorno superior a lo que pensamos en un principio.

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5 Aprovechar la formación bonificada

Las empresas disponen como mínimo de un crédito de 420€ para formar a sus empleados mediante la Formación Bonificada.

Aunque las empresas más grandes tienen que cofinanciar estos cursos entre un 5% y un 40% de su coste, las organizaciones con menos de 5 empleados están exentas de pagar por la misma.

Por tanto, la formación bonificada supone una oportunidad ideal de conseguir nuevas competencias para los trabajadores, logrando que realicen su trabajo de forma más efectiva y logren una mayor productividad.

También puede suponer la oportunidad de que un empleado consiga nuevas habilidades y no sea necesario contratar a una persona adicional para cualquier tarea.

Facilitar las labores de formación es también una manera de retener el talento y hacer que el empleado esté más a gusto en la empresa.

6 Ayudar al medio ambiente con la optimización energética

Optimizar los gastos en energía y generar menos residuos es otra manera en la que controlar el gasto que, de paso, nos hace más responsables con el medio ambiente.

Utilizar bombillas de bajo consumo, electrodomésticos y otros aparatos electrónicos con una mayor eficiencia energética reducirá la factura energética cada vez. A la vez, estaremos fomentando la lucha contra el cambio climático y afianzando una nueva política de responsabilidad social corporativa.

Gana el medio ambiente, ganan nuestras cuentas y nuestros empleados podrán estar orgullosos de la organización. La media de ahorro en este apartado se sitúa en un 10% anual.

Además, es recomendable fomentar el reciclaje y tratar de optimizar el uso de todas nuestras materias primas, desde los folios a los materiales más específicos de nuestro negocio. Habrá que comprar menos y, por tanto, gastar menos.

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7 Utilizar marcas blancas

El uso de marcas blancas para empresas pueden suponer un ahorro medio de un 7% anual. Hace tiempo que sabemos que la calidad no está reñida con que el producto sea de una marca blanca o de una comercial.

Son las marcas comerciales las que fabrican las marcas blancas y utilizarlas nos permite tener un producto de la misma calidad a un precio más bajo.

Es cierto que algunas empresas prefieren usar marcas comerciales de prestigio por una cuestión de imagen corporativa.

En ese caso también se puede jugar con las compras y tener este tipo de marcas en los departamentos o zonas de reunión con clientes o proveedores y dejar las blancas en aquellos lugares destinados a uso interno.

8 Externalizar departamentos

Algunos departamentos de la PYME se pueden externalizar perfectamente, especialmente en las empresas más pequeñas.

Externalizar compras u otros departamentos como los servicios jurídicos o la gestión de las nóminas nos puede ayudar en el control de gastos.

De esta forma podremos contar con mejores profesionales que los podríamos pagar si los tuviésemos que tener en nómina.

Asesorías jurídicas o de recursos humanos que harán mucho más sencillo nuestro trabajo, permitiéndonos que nos centremos en lo que realmente importa: ofrecer al cliente la mejor relación calidad precio por nuestro producto o servicio.

Por supuesto, aquí entra también el papel de la consultoría de compras o la central de compras y servicios, permitiendo cumplir nuestros objetivos de gastos y mejorando nuestras previsiones.

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9 Utilizar aplicaciones de control de gastos

Las aplicaciones de control de gastos y los CRM se han convertido en aliados fundamentales de las PYMEs que quieren registrar adecuadamente el estado de sus cuentas.

Tan importante como el diagnóstico y análisis inicial es tener un seguimiento del funcionamiento de las cuentas de la empresa.

Gracias a las nuevas aplicaciones informaticas este control se puede realizar de forma sencilla y continúa, pudiendo analizar los datos y llegar a conclusiones para mejorar la situación de la empresa.

En la actualidad, hay una gran variedad de aplicaciones y programas que podemos contratar. La mayor parte de ellos cuentan con un primer periodo de prueba gratuita, en el que podremos utilizarlos sin coste hasta dar con aquel que más se adecúe a nuestras necesidades específicas.

10 Apostar por el teletrabajo

Otra forma de ahorrar en los gastos de la empresa es apostar por el teletrabajo.

Diferentes estudios han demostrado que combinar días de teletrabajo con días de oficina mejora la productividad de los empleados y los hace estar más satisfechos.

Sin embargo, más allá del aumento de la productividad y la satisfación de nuestro capital humano hay otro aspecto que supone un beneficio más directo en el control de gastos y el ahorro posterior.

Cerrar la oficina determinados días como los viernes nos supone un ahorro directo en electricidad, en material de oficina, agua, climatización o en otros suministros como la celulosa del cuarto de baño.

En este sentido, hay que aplicar siempre el sentido común. No todas las oficinas se pueden cerrar. Una asesoría jurídica o administrativa, por ejemplo, puede optar perfectamente por esta solución. Sin embargo, en una oficina abierta al público esto no aplica.

En caso de ser compatibles, los gastos de tener la oficina abierta se reducirán y si apostamos por políticas de flexibilidad siempre tendremos la opción de abrir uno de esos días en caso de que sea necesario por una reunión con un cliente o proveedor.

En este caso pasa lo mismo que con el teletrabajo. No se puede aplicar en todos los negocios. En cualquier tienda, por ejemplo, tener un horario fijo de atención al cliente no es opcional, el cliente debe saber en qué horarios puede ser atendido.

Cada vez más grandes empresas están optando por el teletrabajo y las PYMEs tienen aquí otra buena oportunidad de controlar los gastos en suministros y ahorrar de manera significativa.

EXTRA: Revisar los seguros

Por último, una de las grandes especialidades de Smart Buys, la revisión de los seguros de la empresa. En nuestra experiencia es posible ahorrar grandes cantidades de dinero en esta partida.

Es habitual que se mantengan los seguros contratados en un primer momento y, sin embargo, ya sea con nuestra aseguradora o con la competencia, se puede conseguir una mejora de las condiciones.

Si quieres ahorrar mucho dinero y controlar los gastos de tu PYME, recuerda que podemos ayudarte. Puedes contactarnos sin compromiso aquí.

Y si quieres saber otros trucos para ahorrar en tu empresa, no te pierdas nuestra guía:

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