Ya se trate de una gran empresa o de una pequeña, los gastos son algo que, siempre, tanto gerentes como propietarios intentan reducir.
Sin embargo no resulta fácil en algunos casos; requiere creatividad y probar cosas nuevas que nunca antes has considerado.
15 pautas para conseguir ahorrar en gastos en tu empresa
Aquí van diferentes métodos para conseguirlo con un denominador común.
Todos ellos parten de un cambio de enfoque que mucho tiene que ver con la falta de ostentación y el compromiso con un concepto muy de nuestro tiempo, la optimización.
1. Menos impresión y más comunicación
Imprimir no es una operación barata. La impresión requiere de una gran cantidad de recursos y equipos.
Los cartuchos de tinta no son baratos, por lo que si imprimes todos los días, es posible que tengas que reemplazar los cartuchos de tinta varias veces al mes, ¡lo que te costará una fortuna!
Por no hablar del precio que tienen las reparaciones de esta clase de dispositivos. ¿Cuántas veces se te ha roto la impresora o ha dejado de funcionar sin motivo alguno?
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Por otro lado, el papel tampoco es gratis, y los espacios de almacenamiento para guardar la documentación en papel son cada vez más caros.
Por ello, imprimir, en sí, es costoso.
Por suerte, vivimos en una era digital; usamos discos duros para almacenar datos en lugar de papel. Y la nube es un recurso ilimitado para guardar documentos y generar interacciones que no requieran del uso de soportes impresos.
2. Externaliza los procesos de contabilidad
La contabilidad es una parte importante de las operaciones diarias de tu negocio.
Pero también puede ser agotador ejercer presión sobre ti mismo o tu personal para que todo quede cuadrado en los períodos estipulados.
Los errores de contabilidad también son un gran problema que puede tener consecuencias legales y, por ende, económicas.
No obstante, puedes evitar todo esto subcontratando tus procesos contables con una empresa especializada.
Es más fácil y te costará mucho menos dinero. Muchas empresas de outsourcing disponen de planes mensuales, y para premiar tu fidelidad, te ofrecen precios bastante razonables.
3. Paga tus facturas antes de tiempo
Te sorprendería saber cuántos proveedores están listos para ofrecerte descuentos por el pago anticipado de tus facturas.
Estos proveedores luchan por obtener efectivo en ciertos momentos de su vida empresarial, debido a los pagos atrasados de sus clientes.
Por lo tanto, están dispuestos a otorgar descuentos si te ofreces a pagar antes de lo habitual. Además, vale la pena mencionar la excelente relación que se establece con el proveedor, que podría ofrecerte mejores ofertas en el futuro.
Por supuesto, pagar pronto nunca es fácil, pero con una gestión de caja eficiente se puede ahorrar mucho en facturas.
4. Reduce los niveles de inventario
Muchos empresarios gastan todo el dinero que haga falta en obtener un stock más grande para obtener mejores ofertas; parece una buena idea, pero no lo es.
Estudia tu mercado, descubre cuánto stock puedes necesitar y no compres más.
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No debes inmovilizar tu capital en la compra de existencias inactivas, no es práctico. Existe una gran cantidad de software que te ayudará a administrar tu almacén y encontrar la combinación más ventajosa para la tesorería de tu empresa.
5. Aprovecha las posibilidades de Internet
Hoy en día no es necesario gastar grandes sumas de dinero en lo que se viene llamando publicidad tradicional (tv, radio, etc.).
De manera contraria, y gracias al auge del marketing digital, es posible crear estrategias masivas por muy poco dinero y buscar clientes de manera más precisa.
Con respecto a esto último, si ya vendes productos en una tienda física, por qué no hacerlo por Internet. Monta tu propio eCommerce y accede al mercado internacional a partir de una mínima inversión.
6. Contrata becarios
En la economía actual hay muchos graduados que buscan trabajo o pasantías. Trabajarán duro y serán un reemplazo cualificado en caso de que te encuentres en una fase de expansión.
Se trata de una situación beneficiosa para todos los involucrados. Muchos de ellos son mentes brillantes, con talento, y trabajarán arduamente para hacer crecer tu empresa con tal de adquirir experiencia.
Es posible que tengas que dedicar un poco de tiempo a mejorar su entrenamiento, pero definitivamente te ahorrarán mucho dinero a largo plazo.
7. Menos viajes corporativos
Ahora se pueden realizar muchas reuniones por Skype u otras aplicaciones en línea que proporcionan un servicio de vídeo de calidad.
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Realizar viajes innecesarios no supondrá más que una pérdida de tiempo para tu empresa y costará una fortuna en gastos de viaje.
Los hoteles y los billetes de avión no son baratos. Puedes ahorrar miles de euros si, simplemente, realizas las reuniones en la comodidad de tu empresa, colocando así ese dinero en otro lugar que sea más necesario.
8. Considera dejar que los empleados trabajen de forma remota
Trata de permitir que tu personal trabaje desde su casa por lo menos una vez a la semana. Esto tendrá muchos beneficios para la empresa.
Podrás ahorrar mucho dinero en electricidad que no se gasta.
También, en el futuro, puedes mudarte a una oficina más pequeña, ahorrando una gran cantidad de dinero en alquiler.
Esto también puede aumentar la productividad de tus empleados y hacer que se sientan más cómodos, lo que resultará en un trabajo de mayor calidad.
9. Contrata ‘freelancers’
Hay miles de profesionales experimentados que trabajan desde su casa y proporcionan una experiencia profesional en el desempeño de sus funciones.
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La contratación de profesionales independientes te dará acceso a talentos internacionales que tienen muchas ideas frescas y creatividad a raudales.
Puedes contratar freelancers en cualquiera de los diferentes marketplaces que hay en el panorama digital.
10. Compra equipos usados
En lugar de comprar nuevos ordenadores portátiles, faxes o cualquier otro equipo electrónico, piensa que puedes comprar dispositivos ligeramente usados por un precio mucho más bajo para reducir costes.
11. Utiliza herramientas gratuitas ‘online’
Algunas compañías se gastan miles de euros en la compra de aplicaciones con licencia obsoletas porque es posible que no confíen en servicios gratuitos específicos.
Por ejemplo, pueden gastar mucho dinero en la compra de aplicaciones de oficina y software de entrada en la base de datos cuando pueden usar la G Suite de Google. Pues bien, además de este servicio, hay decenas de soluciones similares.
Incluso si no deseas software libre, intenta negociar acuerdos con los propietarios del software para comprarlos a un precio más bajo para tu empresa, debido a su uso permanente.
12. Ahorra electricidad
¿Cansado de ver una gran factura de electricidad cada mes? Bueno, reducir los costes de electricidad es simple. Todo lo que necesitas es aplicar algunas políticas de oficina y ser estricto con ellas.
Desenchufa los dispositivos electrónicos que no se usen, apaga las luces en los lugares que no se están utilizando.
Usa la luz solar en las habitaciones donde sea posible, aumentará la productividad de tu fuerza de trabajo y les hará sentir más conectados con lo que sucede fuera de la oficina.
Además, desconectar la electrónica prolongará su vida útil y reducirá las posibilidades de sufrir averías, lo que puede ahorrar dinero en mantenimiento.
13. Compra suministros de oficina a granel
Los suministros de oficina son necesarios para todas las empresas.
Pero los proveedores, a menudo, fijan precios abusivos. Intenta llegar a acuerdos con tus proveedores para comprar el material a granel; no es necesario hacer un pedido cada dos semanas y comprar con tanta frecuencia.
Sobre todo si puedes obtenerlos a un precio más barato comprando más cantidad.
Además, puedes reciclar documentos de papel viejos. Por ejemplo, si escribes en el lado de un papel, ¿por qué no usar el otro lado también?
O tal vez el papel usado innecesario puede ser vendido a compañías de reciclaje.
Puede que no genere mucho dinero, pero definitivamente compensará los gastos que se acumularán a fin de mes.
14. Invierte en aparatos energéticamente eficientes
Aunque cambiar tus equipos y los aparatos de aire puede tener un coste elevado, hay que verlo con una perspectiva más amplia.
Si compras un acondicionador de aire eficiente, que puede costar más que el acondicionador de aire normal, porque ahorra energía, en cinco años habrías ahorrado más dinero en electricidad que la diferencia entre ambos equipos.
Las bombillas de bajo consumo funcionan igual de bien, pero también ahorran dinero en electricidad.
15. Deja de usar el teléfono móvil
En nuestro país la mayoría de las compañías de telefonía incluyen una tarifa plana de llamadas nacionales de fijo a fijo.
En lugar de saturar tu bono de minutos en el móvil, prueba a llamar más desde el fijo.
La mayoría de tus clientes seguro que lo tienen instalado en casa y a nivel empresarial, vuelve a estar más de moda que nunca, precisamente por la seriedad que transmite.
En definitiva, ahorrar gastos en la empresa es una cuestión de sentido común y de perspectiva optimizadora.
En poco tiempo verás los resultados, y podrás situar ese dinero que has ahorrado en otros lugares más necesarios, o en tu bolsillo, que tampoco es un mal destino.
