Si tienes una pequeña empresa, es probable que ya te hayas hecho la siguiente pregunta: ¿cómo debe ser el proceso de compras de mi negocio, centralizado o descentralizado? Elegir bien este aspecto del negocio será muy importante para la productividad y efectividad de tu empresa.

Por esta razón, en este artículo te vamos a hablar de ambos sistemas y cuáles son sus ventajas y desventajas más llamativas. A continuación, te hablaremos de cuál puede resultarte más interesante para tu propio negocio.

Compras centralizadas

Las compras centralizadas son una buena opción si lo que se quiere es aumentar la productividad del negocio. En este sentido, se trata de una forma de compra en la que se unen varias empresas con una misma intención de compra para obtener mayores beneficios.

Dentro de la misma empresa, también puede haber compra centralizada si se trata de diferentes unidades dentro de la misma, que pretenden comprar un mismo producto o servicio. Pero, ¿cuáles son las ventajas y desventajas de este sistema de compras?

Ventajas de las compras centralizadas

Algunas de las ventajas más destacadas de este tipo de gestión de compras son las que puedes leer a continuación:

  • Se trata de un sistema que abarata los costes de la compra, lo que produce mayores beneficios para tu empresa. Esto se debe a que cuanto mayor sea la cantidad de productos que se compren de una sola vez, más fácil será negociar con los proveedores para que te ofrezcan un mejor precio.  
  • Teniendo en tu empresa un departamento dedicado a la compra, podrás conseguir profesionales dedicados a este asunto. De esa forma, el resto de departamentos se verán libres de esta carga. Además, el hecho de tener a una persona especializada, produce que las transacciones sean de mejor calidad.
  • Este sistema de compras permite que la adquisición de los productos que necesita tu empresa se pueda realizar mediante protocolos que ya se hayan probado y estén estandarizados.
  • Cuando las compras son centralizadas, el número de proveedores potenciales para tu empresa se reduce y aumenta el volumen de compra.
  • Si realizas las compras de forma centralizada, la calidad de los productos que adquieras será uniforme. Por lo tanto, si en tu empresa es importante que la calidad de la materia prima sea regular, adquirir una gran cantidad de productos en una sola compra te garantizará la homogeneidad de su calidad.
  • Para realizar las compras de forma centralizada se necesita poco personal, por lo que se trata de un ahorro importante si tu empresa crece o ya tienes varios departamentos que hacen sus compras.
  • Se reduce sensiblemente la carga administrativa de las Compras (registro de factura, contabilización, pago, etc…). Ya que recibirás una única factura.

Desventajas de las compras centralizadas

Como todo en la vida, las compras centralizadas en tu empresa también pueden tener aspectos negativos.

  • La flexibilidad a la hora de comprar disminuye cuando se trata de una compra centralizada.
  • Debido al punto anterior, es posible que no siempre se puedan satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa al cien por cien.

Compras descentralizadas

Las compras descentralizadas implican que cada uno de los departamentos de tu negocio tendrá su propia responsabilidad de compra. Es decir, cada departamento deberá comprar los productos que le resulten necesarios para el desempeño de su función.

En este sentido, las compras descentralizadas pueden ser una opción en algunos casos, aunque para saber si tu caso es uno de ellos, antes necesitas conocer cuáles son las ventajas y desventajas de este sistema.

Ventajas de las compras descentralizadas

Las compras descentralizadas también tienen sus ventajas. Estas son algunas de ellas.

  • Conoces mejor a los proveedores locales y puedes tener relación directa con ellos.
  • Las compras son más ágiles, ya que no resulta necesario reunir la necesidad de varias compras para efectuarlas. También por este motivo, resulta más fácil hacer compras que sean urgentes.

Desventajas de las compras descentralizadas

Del mismo modo que ocurre con las centralizadas, este tipo de compras también tienen algunas desventajas que es necesario que conozcas para poder elegir bien.

  • Este tipo de compra no te permite aprovechar tanto las ventajas como los descuentos que te podrían ofrecer los proveedores con la compra centralizada.
  • Al tratarse de compras de menor volumen de productos, es necesario más tiempo para gestionarlas y, al final, la agilidad que ganabas, la acabas perdiendo por este motivo.
  • La calidad de los materiales que compras no es homogénea debido a la multitud de compras sueltas que necesitas hacer con este sistema.
  • Para realizar las compras descentralizadas de tu empresa, es necesario más personal que en el caso de las centralizadas. Cada departamento necesita tener su propio encargado o encargados de las compras. Esto produce que el coste sea mayor.
  • Al realizar las compras por este método, no hay un esquema de los procedimientos que se van a seguir para ellas, por lo que resulta menos sistemático.
  • El hecho de tener que disponer de diferentes departamentos que hagan sus compras por separado puede obligar a tu empresa a que las compras sean hechas por personas que no son especialistas en el tema.

¿Cuál de los dos sistemas es mejor?

Centralizar o no las compras en una empresa es una decisión que puede parecer algo compleja de tomar. Es necesario que valores todos los factores, teniendo en cuenta el tipo de empresa que gestionas y cómo se desarrollan las compras dentro de tu sector, qué tipo de proveedores tienes, las ventajas mencionadas, etc.

En la mayoría de casos, realizar las compras de forma centralizada puede ser una mejor opción. Sobre todo, si lo miras desde el punto de vista económico. Como ya has podido ver, tanto en gastos de personal como en los gastos de las propias compras, el sistema centralizado es mucho más económico.

Además, el hecho de hacer las compras de forma centralizada también te permite disponer de una buena calidad en la materia prima que compres, garantizándote que todo el lote cumplirá con el mismo estándar de calidad.

En resumen, elige para tu empresa el sistema que mejor te convenga, teniendo en cuenta y valorando eso que no todo el mundo sabe: que puede resultar muy eficaz para tu negocio centralizar las compras que realizas como empresa.